7 نکته برای بهینه سازی مراحل درخواست خدمات

من اخیراً در بسیاری از پروژه‌ها مشارکت داشته‌ام که ویژگی‌های مشترکی با نکات پایین دارند. این نکات، پروژه‌های فناوری نیستند ولی آنها توسط نیازها و خواسته‌های کاربران نهایی، گردآوری شده‌اند نه توسط IT یا رهبری مشاغل که معمولاً به عنوان بخشی از یک برنامه تحول دیجیتال هدایت می‌شوند.

این پروژه‌ها با هدف دسترسی بیشتر سرویس‌های فناوری اطلاعات به کارکنان سازمان است که شامل بهینه‌سازی فرایندهای مدیریت درخواست (درخواست خدمات) می‌باشد که به کاربران نهایی امکان می‌دهد تا با فناوری اطلاعات بهتر همکاری کنند. این مقاله بخش اعظم آنچه را که دیده‌ام به تصویر می‌کشد. در ضمن هفت نکته هم برای بهینه‌سازی قابلیت‌های مدیریت درخواست (درخواست خدمات) که به عنوان بخشی از فعالیت‌های تحول دیجیتال سازمان شماست، ارائه می‌دهد.

دیدار با کاربران نهایی که درخواست‌های رو به افزایشی دارند

در تجربه من، کاربران نهایی معمولاً احساس می‌کنند که پیاده‌سازی IT برای هر کاری دشوار است. در مواردی که برای این مشکل راه‌حلی وجود دارد، بسیار عالی است. اما در مواقعی که برای بهبودی وضعیت، حادثه‌ای بزرگ رخ می‌دهد، کاربران نهایی در بعضی از اصول اساسی مانند تهیه یک حساب کاربری جدید در تنگنا هستند. این نارضایتی زمینه افزایش کار کارمندان همچون خدمات و پشتیبانی می‌گردد.

آژانس انتقال دیجیتال وجود دارد

من همیشه تعجب می‌کنم که می‌شنوم این اصول اساسی مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) که شامل مجموعه‌ای از بهترین شیوه‌ها و ابزارهایی است که در اختیار رهبران فناوری اطلاعات امروزی قرار گرفته، مورد توجه قرار نگرفته‌اند.

مهمتر از همه، چگونه می‌توان انتظار داشت که بدون اینکه این واحدهای اساسی برای مدیریت درخواست مدیریت خدمات در جای خود قرار داشته باشند، به برنامه تحول دیجیتال خود برسیم؟

اصول اساسی مدیریت درخواست خدمات

در مدیریت درخواست خدمات، اصول اساسی وجود دارد که ما باید اطمینان حاصل کنیم که این اصول به خوبی در حال انجام است یا خیر. این اطمینان به منظور پشتیبانی از ارائه خدمات حساس‌تر و پیچیده‌تر در آینده‌ست. بخش فناوری اطلاعات شما نیز باید در برابر هفت شاخص بلوغ مدیریت درخواست خدمات شکل بگیرد:

• یک درگاه تکی و مشخص باید وجود داشته باشد که تمام کاربران نهایی بتوانند برای تعامل با IT یا گزارش یک مسئله یا بررسی مقالات دانش و ایجاد درخواست‌های خدمات، به این راه متصل شوند. کاربران به دنبال سادگی هستند. آنها می‌خواهند با یک درگاه ساده درگیر شوند که از طریق آن می‌توانند به سرعت و به راحتی با سرویس‌های IT ارتباط برقرار کنند.
• کاربران نهایی با پروسه درخواست سرویس درگیر هستند. آنها می‌دانند که باید به کجا بروند و می‌فهمند که دور زدن این روند به نفع آنها نیست. در این نقطه سعی شده است خطرات ارتباط غیرقابل ردیابی و ساختار یافته ضعیف، مانند درخواستهای کلامی یا ایمیل یا ورود به IT و ساده بودن ورود به سیستم، برطرف شود. این نوع راه ارتباط، غیرقابل ردیابی و قابل اندازه‌گیری نیست.

 

• درمورد درخواست یک سرویس که برای پیشرفت سیستم و یا یک پروژه فناوری اطلاعات انجام می‌شود،  مشخص است که پیش‌بینی حوادث در این راه باید اتفاق بیوفتد.

من اغلب یک فرایند فیلترسازی خوب را به همان روشی که یک سیستم حمل چمدان فرودگاهی دارد، پیش‌بینی می‌کنم. این ویژگی‌ها بسیاری از ویژگی‌های مشترک را به اشتراک می‌گذارند. زیرا هر “کیف”، یک مقصد یا یک مرجع منحصر به فرد را دارد که نوعی ردیابی چرخه عمر و یک مسیر مشخص برای رسیدن به مقصد خود خواهد داشت. پورتال‌ها و سیستم‌های کاربر نهایی ما باید از این رویکرد مبتنی بر مسیر استفاده کنند. منظور از مسیریابی،  مسیریابی حوادث به تیم‌های حل کننده، درخواست‌های تأیید، گردش کار و … هستند. هر حادثه و درخواست باید از یک جریان کاری تعیین شده پیروی کند. اگر اینها درک و نقشه‌برداری شوند، معرفی روشهای کارآمد برای ضبط، اختصاص دادن، ردیابی و انجام آنها آسان‌تر است.

• یک گردش کار مشخص برای انواع درخواست خدمات مشترک وجود دارد که فرایندهای تأیید و وظایف تحقق را شرح می‌دهد و نیاز به مداخله دستی را برطرف می‌کند. این گردش کار را می‌توان در قالب ابزار ITSM رمزگذاری کرد که اجازه می‌دهد درجه‌ای از اتوماسیون برای اختصاص کار فراهم شود.

• بعضی اوقات، مصوبات در جایی جستجو می‌شود که هیچ توجیهی برای تأیید وجود نداشته باشد. در صورت امکان، باید یک کار اتوماتیک برای گردش کار باشد. از خود بپرسید که آیا مراحل تأیید لازم برای انواع مختلف درخواست شما واقعاً مورد نیاز است یا خیر یا آیا آنها می‌توانند خودکار شوند یا خیر.

• آیا از اتوماسیون گردش کار در حدی استفاده می‌کنید که وظایف تأیید و تحقق به طور خودکار توسط ابزار ITSM دنباله شوند؟ همچنین باید درجه‌ای از منطق ایجاد شود تا مسیری را که درخواست‌ها در آنجا اتفاق می‌افتند مانند استعلام‌های مشروط یا رد آن درخواست، مشخص شود.
• کاربر نهایی در طی فرایند به‌روزرسانی‌، درخواست خود را از طریق راه‌های ارتباطی اصلی دریافت می‌کند. آنها خیلی به روش سفارش از آمازون یا دومینو علاقه دارند. آنها فقط برای چیزی کمتر حل و فصل نمی‌کنند!

این هفت گلوله نشانگر بلوغ، می‌تواند به عنوان هفت مورد یا نکات لازم برای بهینه‌سازی قابلیت‌های درخواست خدمات شما مشاهده شود.

چه تعداد از شاخص‌های بلوغ توضیح داده شده در بالا در فرایندهای درخواست خدمات شما یا در نقشه راه بهبودی شما گنجانده شده‌اند؟ بدون وجود این اصول اولیه مدیریت درخواست خدمات، شما برای دستیابی به اهداف تحول دیجیتالی سازمان خود تلاش خواهید کرد. آیا حاضر هستید برای رفع این نواقص درخواست خدمات، اقدام کنید؟

 

منبع: هلپ دسک گاما

داستان موفقیت پست بانک ایران

​

شرکت سکه که بخش IT پست بانک ایران محسوب می‌شود، در زمینه ارائه خدمات مالی و بانکداری به مناطق روستایی فعالیت می‌کند. این بانک با داشتن ده‌هزار دفتر خدمات ارتباطی روستایی، گسترده‌ترین بانک کشور از نظر دسترسی در نقاط دوردست ایران به‌شمار می‌آید. پست بانک ایران پس از تصویب اساسنامه توسط هیئت محترم وزیران از دی‌ماه سال ۱۳۷۵ فعالیت خود را به‌طور رسمی آغاز کرد و هم‌اکنون نیز به کار خود ادامه می‌دهد. ماهیت فعالیت‌های پست بانک ایران بیشتر بانکداری خرد، بر بستر الکترونیک و خدمات بانکی یکپارچه می‌باشد و در حال حاضر با دارا بودن حدود 6500 شعبه و باجه بانکی روستایی در سراسر کشور انواع خدمات بانکی و مالی را به هموطنان عزیز ارائه می‌دهد.

مهم‌ترین چالش‌های موجود قبل از استقرار گامادسک

شرکت سکه که پشتیبانی شعب پست بانک ایران در تمامی مناطق کشور در زمینه دستگاه‌های POS، صدور کارت برای مشتریان خود و … را به عهده دارد و برای ارائه خدمات باکیفیت با مشکلات زیر همراه بود:

• حجم زیاد درخواستهای پشتیبانی
• غیرقابل ردگیری درخواست‌ها
• نبود قابلیت گزارشات مدیریتی
• عدم یافتن علت ریشه‌ای مشکلات

بعد از بررسی و تحقیق در مورد فرآیندهای شرکت سکه به این مورد پی بردیم که پیاده‌سازی Help Desk گاما منجر به افزایش رضایت کاربران و در نهایت منجر به بهبود کارایی و عملکرد پشرکت سکه خواهد شد.

برنامه راه‌اندازی گاما

نرم‌افزار Help Desk گاما در سال 1395 در پست بانک ایران نصب گردید و برای رفع مشکلات ذکر شده، برخی از فرآیندهای هلپ‌دسک گاما اجرایی شد که به شرح زیر هستند:

• فرآیندهای مدیریت درخواست‌ها
• فرایند مدیریت رخداد و مشکلات
• استفاده از دانشنامه
• مدیریت گردش‌های کاری

بعد از تعریف فرایندهای موردنظر IT این پست بانک، آموزش راهبری و کارشناسی سامانه به مسئولین و کارشناسان فناوری اطلاعات ارائه شد.

مهم‌ترین دستاوردهای پیاده‌سازی گامادسک

از جمله مهم‌ترین دستاوردهای بدست‌‌آمده در پیاده‌سازی نرم‌افزار گاما در شرکت سکه، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• خودکارسازی فرآیندها و حذف فعالیت‌های دستی
• مدیریت آسان درخواست‌های پشتیبانی از جمله خرابی دستگاه‌ها
• جلوگیری از حذف تیکت‌های اضافی با استفاده از دانشنامه گاما
• امکان گزارش‌گیری از تاخیرات درخواست‌ها
• مانیتورینگ لحظه‌ای و دقیق گزارش‌ها و مشکلات

​

جمع‌بندی

این تجربه موفق با کمک همکاران بسیار خوب و خبره شرکت سکه از جمله خانم مسلمی به عنوان کارشناس ممکن شد که جا دارد تشکر ویژه‌ای به عمل آوریم.

نقل قولی مستقیم از خانم مسلمی: همیشه پاسخگو و دارای پشتیبانی عالی. گاما توانسته تمام خواسته‌ها و نیازهای شرکت ما را پاسخگو باشد.

این‌گونه بود که پست بانک ایران نیز رهسپار سفر مدیریت خدمات فناوری اطلاعات شد.

منبع: هلپ دسک گاما

​

اهمیت Help Desk در کرونا

این روزها که تمامی کشورها درگیر ویروس کرونا هستند و کشور ما هم از این موضوع مستثنا نیست، اهمیت Help Desk، نرم‌افزار Help Desk و دورکاری بر مدیران و کارشناسان واحد فناوری اطلاعات پوشیده نیست.

اکثر شرکتها و سازمانها نیاز اساسی برای راه‌اندازی نرم‌افزار Help Desk در مجموعه خود را احساس کرده و در تلاشند تا با انتخاب یک نرم‌افزار Help Desk مناسب، بتوانند نیاز مشتریان (کاربران) خود را برطرف کرده و بتوانند کاربران خود را راضی نگه‌ دارند.

اهمیت فوق‌العاده دورکاری در شرکت‌ها

یکی از مباحثی که در حال حاضر  با طرفداران بسیاری همراه‌ست، مسئله دورکاری است. وجود ویروس کرونا این روزها باعث افزایش دورکاری و رعایت پروتکل‌های هرچه بیشتر بهداشتی شده است. اگرچه نمی‌خواهیم دورکاری را جایگزین شیوه‌کاری حضوری در آینده به حساب آورده و اعلام کنیم که همه افراد و شرکت ها باید به این شیوه رفتار کنند؛ با این حال این گزینه نیز باید در شرکت شما وجود داشته باشد.

درواقع نگاه شما نسبت به این مسئله باید به سمت حالتی اعتدالی برود. در غیر این صورت با مشکلات متعددی مواجه خواهید شد.

درواقع این امر نشان می‌دهد که شرکت از شرایط سنتی عبور کرده و استفاده کاملی را از تکنولوژی دارد. برای مثال شرکتی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کند، بدون شک آگاهی کافی در رابطه با نحوه برگزاری یک وبینار را نیز خواهد داشت.

بخشی از اهمیت دورکاری

1- رعایت پروتکل‌های بهداشتی (دورکاری سبب رعایت بهداشت‌های ‌فردی و اجتماعی می‌شود. همچنین با وجود قانون طرح فاصله‌گذاری هوشمند اجتماعی، نقش دورکاری پررنگ‌تر از قبل شده است).

2- کارآمدی کارمندان بیشتر خواهد شد (این امر که افراد مجبور نباشند که در ساعت خاصی در شرکت حاضر شده و خارج شوند، کمک خواهد کرد تا برنامه ‎ریزی شخصی آنها اولویت اول قرار گیرد).

3- شما را برنده‌ی به‌ روز نشان خواهد داد (جالب است بدانید که بسیاری از شرکت‌ها از امکان دورکاری خود، به عنوان یک عامل افتخار یاد می‌کنند).

4- کارمندان رضایت بالاتری را خواهند داشت (ادامه فعالیت برای کارمندی که به تازگی مادر شده است، بسیار سخت و حتی غیرممکن خواهد بود. با این حال چنین کارمندی از طریق دورکاری می‌تواند هر دو بخش زندگی خود را به خوبی مدیریت کند).

5- امکان همکاری با هر فردی به وجود خواهد آمد (تصور این امر که فردی در یک شهر و یا کشور دیگر جزو کارمندان شما باشد، ممکن است کمی سخت به نظر برسد. با این حال دورکاری دقیقا این مزیت را به وجود خواهد آورد).

اهمیت HELP DESK

همانطور که در مقالات قبلی، Help Desk را تعریف کردیم و از اهمیت آن بر سازمانها گفتیم، نرم‌افزار Help Desk تماس‌های تکراری و پشت سر هم کاربران را حذف کرده و به آنها اجازه می‌دهد تا بتوانند به صورت لحظه‌ای و بدون تماس تلفنی از آخرین وضعیت درخواستهای خود مطلع شوند.

 

یک نرم‌افزار Help Desk به شما کمک می‌کند همه پرس‌و‌جو های مشتری‌ها را (صرف نظر از کانال ارتباطی) در یک جا داشته باشید،  تیکت‌های ثبت شده رو دسته بندی کنید و می‌توانید با سرعت و کیفیت بالاتری به آنها رسیدگی کنید.

در نتیجه سرعت و کیفیت پاسخ‌دهی به مشتریان افزایش پیدا کرده و مشتریان راضی‌تری خواهید داشت. مضاف بر اینکه آرامش و آسایش بیشتری تجربه کردید و پروتکل‌های بهداشتی هم رعایت شده. Help Desk چه برای مشتریان چه برای کاربران داخلی و چه برای هر دو، می‌تواند برای تجارت شما مفید باشد. مانند هر رابطه، یکی از کلیدهای ماندگار، “برقراری ارتباط” است. یک تیم پشتیبانی Help Desk در دسترس قرار می‌گیرد تا مشتریان و کاربران بتوانند مسائل و مشکلات خود را در مورد محصولات یا خدمات یا سیستم داخلی برطرف کنند.

دلایل استفاده از HELP DESK

• رضایت مشتری

هنگامی که مشتریان راضی هستند، می‌توانید بگویید که Help Desk در حال حاضر برای تجارت شما سودمند بوده است. مشتریان خوشحال‌ معمولاً به معنای افزایش درآمد هستند. زیرا این مشتریان، باز می‌گردند و حتی محصولات یا خدمات شما را به دیگران توصیه می‌کنند.

• کیفیت بهبود یافته

هنگامی که مشتریان برای پشتیبانی از Help Desk استفاده می‌کنند، به این شرکت فرصت داده می‌شود تا مسائل را بررسی کند و از اطلاعات برای بهبود کیفیت کالاها و خدمات استفاده کند.

• مهارت های پیشرفته برای کسانی که مسئولیت رسیدگی به مسائل را دارند

اعضای پرسنل در مناطق خود متخصص می‌شوند و از این طریق پاسخ‌های سریع و حل مسائل را ارتقا می‌بخشند

• پشتیبانی راحت‌تر

به کمک نرم‌افزار Help Desk، کارشناسان تیم پشتیبانی می‌توانند از یک محل به همه پرس‌و‌جو ها و مشکلات مطرح شده مشتری‌ها پاسخ بدهند و نیازی نیست بین ابزار‌های متعدد و کانال‌های ارتباطی مختلف سوئیچ کنند.

• مدیریت تیکت‌ها

کمک می‌کند که درخواست‌های مشتری‌ها به صورت منظم و بدون درهم ریختگی دسته‌بندی و رسیدگی شود.

نرم‌افزار HELP DESK گاما

بدین‌ منظور، نرم‌افزار Help Desk گاما یکی از قوی‌ترین نرم‌افزارهایی است که به مدیریت خدمات فناوری اطلاعات سازمان شما کمک می‌کند. همچنین این نرم‌افزار، منطبق با چارچوب ITIL طراحی شده است. نرم‌افزار گاما با گزارشهای مدیریتی و تصمیم‌ساز به مدیران فناوری اطلاعات کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را در خصوص مدیریت بهتر خدمات خود اتخاذ نمایند.

برخی از مهم‌ترین امکانات نرم‌افزار Help Desk گاما به شرح زیر می‌باشد:

• مدیریت درخواست (Request Fulfillment)
• مدیریت تجهیزات (Asset Management)
• مدیریت انبار (Inventory Management)
• مدیریت پایگاه دانش (Knowledge Base Managemet)
• مدیریت توافق‌نامه سطح خدمت (SLA Management)
• مدیریت سرویس‌های دوره‌ای (PM)

برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار Help Desk گاما به بخش ویژگی‌های گاما و برای درخواست دمو (1 ماه به صورت کاملا رایگان) می‌توانید به صفحه‌ی درخواست دمو مراجعه کنید.

 

منبع: هلپ دسک گاما

داستان موفقیت شرکت نفت مناطق مرکزی ایران

شرکت نفت مناطق مرکزی ایران که در سال 1377 تاسیس گردیده، یکی از پنج شرکت تولیدی نفت و گاز و دومین شرکت تولید کننده گاز کشور می‌باشد. این شرکت مسئولیت تولید و توسعه اکثر میدان‌های خشکی در محدوده جغرافیایی استانهای لرستان، کردستان، کرمانشاه، مرکزی، قم، ایلام، خراسان، آذربایجان غربی و شرقی، اردبیل، فارس، بوشهر، هرمزگان و چهارمحال بختیاری را بر عهده دارد و در حال حاضر نزدیک به نیمی از گاز مورد نیاز کشور را تامین می‌نماید.

مهم‌ترین چالش‌های موجود قبل از استقرار گامادسک

این شرکت با مدیریت و راهبری خوب جناب آقای مهندس علیرحیمی در واحد فناوری اطلاعات توانسته بود با به کارگیری روش‌ها و ابزارهای موجود حداکثر بهره‌گیری را در این واحد به عمل آورد ولی برای کنترل و مدیریت درخواستهای پشتیبانی که از ساختمانهای مختلف این شرکت در تهران اعلام می‌شد، نیاز به یک ابزار بود تا این حجم از درخواستها و مشکلات اعلام شده ثبت، مدیریت و یکپارچه شود.

در زیر، بخشی از مهم‌ترین مشکلات موجود قبل از پیاده‌سازی گامادسک در این شرکت آورده شده است:

• عدم مدیریت دقیق درخواستهای کاربران در ساختمانهای مختلف شرکت
• در دسترس نبودن آمار دقیق از تجهیزات IT شرکت در واحدهای سازمانی مختلف
• عادلانه نبودنه تقسیم‌کار و توزیع درخواستهای پشتیبانی
• نبود گزارش دقیق از مصرف قطعات و خرابی آنها.

برنامه راه‌اندازی گامادسک

نرم‌افزار Help Desk گاما در سال 1396 در شرکت نفت مناطق مرکزی نصب گردید و بعد از فاز ورود اطلاعات (Data Entry) برخی از مهم‌ترین فرایندهای IT این شرکت برای رفع چالش‌های ذکر شده در بالا تعریف شد که به شرح زیر می‌باشد:

• فرایند مدیریت درخواستهای پشتیبانی
• فرایند مدیریت تجهیزات فناوری اطلاعات
• فرایند مدیریت رخدادها و مشکلات
• فرایند مدیریت انبار و مصرف قطعات.

بعد از تعریف فرایندهای مورد نظر IT، آموزش راهبری و کارشناسی سامانه به مسئولین و کارشناسان فناوری اطلاعات این شرکت ارائه شد و در شروع این فاز درخواستهای پشتیبانی IT در سامانه هلپ‌دسک گاما ثبت و اقدام گردید.

مهم‌ترین دستاوردهای پیاده‌‎سازی گامادسک

از جمله مهم‌ترین نتایج بدست آمده بعد از پیاده‌سازی نرم‌افزار سرویس‌دسک گاما در این شرکت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• خودکارسازی فرایندها و حذف فعالیتهای دستی اضافی
• مدیریت آسان درخواستهای پشتیبانی از جمله خرابی دستگاه‌ها
• مدیریت سوابق و جابجایی دستگاه‌ها و تجهیزات IT
• مدیریت مصرف قطعات وجلوگیری از صرف هزینه‌های اضافی برای خرید و تغییر
• ارزیابی کارشناسان فناوری اطلاعات

جمع‌بندی

این تجربه و همکاری با تلاش و پیگیری‌های جناب آقای مهندس علیرحیمی مسئول محترم فناوری اطلاعات و همچنین حمایت‌های همه جانبه جناب آقای مهندس کاوه که بعدا به پروژه اضافه شدند، حاصل شد و نتیجه خوب حاصل شده به علت همکاری ایشان می‌باشد.

این همکاری و تعامل تا جایی پیش رفت که شرکت‌های تابعه نفت مناطق مرکزی از جمله شرکت بهره‌برداری نفت و گاز غرب، بهره‌برداری نفت و گاز شرق و…نیز به دنبال تجربه موفقی که در شرکت نفت مناطق مرکزی حاصل شده بود، اقدام به تهیه و راه‌اندازی نرم‌افزار گامادسک کردند.

این‌گونه بود که شرکت نفت مناطق مرکزی نیز رهسپار سفر مدیریت خدمات فناوری اطلاعات شد.

 

منبع: هلپ دسک گاما

6 نکته برای بهبود کارآیی مدیر در شرکت شما

​

 دشوار است که برای عملکرد بهتر کارکنان سازمان، رهبران (مدیران) آنها را عوض کنید. مطالعات مدیران و شرکتها به طور مداوم نشان می‌دهد که رهبری مؤثر، معیارهای داخلی مانند حفظ کارمندان و موارد بیرونی مانند عملکرد مالی را بهبود می‌بخشد.

 

تحقیقات ما در مورد رهبران نشان می‌دهد که مؤثرترین رهبران روی این موضوع تمرکز دارند:

​

• همکاری با تیم‌ها، جستجوی ایده‌های اعضای تیم و درگیرکردن آنها در تصمیماتی که روی آنها تأثیر می‌گذارد.
• شناخت کارمندان، به ویژه با فراخوان دادن دستاوردها و کمک به کارکنان برای پیشرفت در مشاغلشان.
• الهام بخشیدن به کارمندان با نشان‌دادن اینکه رهبران شایسته، صادق و قابل اعتماد هستند.

بنابراین چگونه می‌توانید رهبران مانند این را در شرکت خود پرورش دهید؟

مهم‌ترین رفتارهای مربوط به مدیران بزرگ سازمان خود را مشخص کنید

در حالی که ویژگی‌های خاصی از اثربخشی مدیر در اکثر شرکت‌ها اعمال می‌شود، بینش واقعی ناشی از شناسایی رفتارهای منحصر به فرد است که به بهترین وجه به فرهنگ، نیازهای مشتری و اهداف استراتژیک سازمان شما تبدیل می‌شود. اول، مدیران درون سازمان خود را که روابط با اعتماد بالا ایجاد می‌کنند، شناسایی کنید. در اینجا، اطلاعات و نظرخواهی ازکارمندان، موثرتر هستند. با این مدیران مصاحبه کنید و از آنها بخواهید تا توضیح دهند که “چگونه”، آنچه انجام داده اند را، انجام دادند. از این اطلاعات برای شناسایی سه تا پنج رفتار استفاده کنید که یک محیط کاری عالی ایجاد می‌کنند و آن رفتارها را در سازمان خود به اشتراک بگذارید.

اعتماد ایجاد کنید

کارمندان زمانی از رهبران خود پیروی می‌کنند که به آنها اعتماد داشته باشند. آنها به مدیران اعتماد دارند زیرا معتقدند که آنها صالح، صادق و قابل اعتماد هستند. شما می‌توانید به سه طریق اعتماد به رهبری خود را القا کنید:

• ایجاد اعتبار: کاری که می‌گویید را انجام دهید. اگر به کارمند خود قول یک پروژه یا یک فرصت یادگیری می‌دهید، به آن عمل کنید.
• با احترام رفتار کنید: اطمینان داشته باشید که افراد شما، برای موفقیت آماده شده‌اند. آنها را با بهترین منابع و پشتیبانی‌ها، مسلح کنید.
• تصمیمات منصفانه بگیرید: این مورد برای ایجاد اعتماد به مدیریت شما، اساسی است. اعتماد به نفس در اثربخشی مدیریتی شما، به‌ویژه در مورد تصمیمات ارتقاء و برای افراد متفاوت از شما (اعم از جنسیت، پیشینه نژادی یا تصدی) اساسی است.

یک همکار واقعی باشید

با تیم خود همکاری کنید تا بتوانید برنامه‌ها را ایجاد کرده و ایده‌های جدیدی را برپا کنید. این به معنای دستیابی به اجماع یا تصمیم‌گیری توسط رهبران نیست. ما در مورد همکاری واقعی صحبت می‌کنیم. همکاری خود را مانند موارد زیر بهبود ببخشید:

• درگیر کردن تیم خود در تصمیماتی که بر آنها تأثیر می‌گذارد. قبل از تصمیم‌گیری، بازخورد خود را دریافت کنید. به عنوان مثال، رفتن به فضای اداری جدید و نگرانی‌هایی که در مورد تغییر وجود دارد را برطرف کنید.
• به دنبال نظرات کارمندان در مورد مشکل بعدی که می‌خواهید حل کنید، باشید.
• داشتن مکالمه منظم یک به یک و غیر رسمی مانند ناهارهای اتاق کار و یا صحبت‌کردن در جایی به غیر از محل کار.

این رفتارهای مدیریتی مؤثر باعث می‌شود تا کارمندان شما احساس کنند که ارزشمند و به نوبه خود، الهام بخش هستند و به بهترین وجه ممکن، کار خودشان را انجام می‌دهند.

شناخت کارمندان خود را به یک عادت تبدیل کنید

شناخت کارمندان به تک‌تک کارمندان نشان می‌دهد که سهم خود را می‌شناسند و قدردانی می‌کنند. مطالعه تعامل کارمندان توسط O.C. Tanner (شرکت تانر یک شرکت تولید کننده جوایز خرده‌فروشی و شرکتی در ایالات متحده است) نشان داد که شناخت شخصی، عامل اصلی پیشرفت کارکنان است. حتی بیشتر از پرداخت، تبلیغات، کار الهام بخش، آموزش یا استقلال.

چگونگی ارتقاء کارکنان خود را بازاندیشی کنید

اگر مدیریت یک تیم بزرگتر، تنها راه ارتقاء در شرکت شماست، ممکن است بخواهید روند ارتقاء خود را دوباره بررسی کنید. ممکن است برخی از افراد به عنوان یک فرد یا بخشی از یک تیم برای سازمان ارزش بیشتری داشته باشند. شرکت‌های هوشمند و مدیران مؤثر چندین راه موفقیت برای کارمندان ایجاد می‌کنند. مانند:

• به افراد کمک کنید تا مسئولیت‌های جدیدی را بدست آورند و مهارت‌های خود را از طریق پروژه‌های جدید، حرکات جانبی و تکالیف کششی توسعه دهند.
• در برنامه‌های توسعه کارمندان نقش فعالی داشته باشید.
• کارمندان می‌توانند روش‌های اضافی به یک پروژه بیفزایند یا تخصص خود را در مورد چیزهایی خارج از مسئولیت‌های عمومی خود قرار دهند. پس مراقب باشید.

به روند عملکرد سنتی تلنگر بزنید

این موضوع عادی است که مدیران، کارمندان خود را ارزیابی و بازبینی کنند. اما مدیران عالی می‌خواهند بازخوردها را به هر دو روش انتقال دهند. آنها اطمینان می‌دهند که بررسی‌های کارکنانشان نه تنها به فرهنگ سازمانی، بلکه به اثربخشی مدیریت توجه می‌کند. در شرکت‌های دارای مجوز TM، کلیه کارمندان در بررسی اعتماد به نفس خود از هر پنج رفتار فوق، میزان مدیریت را ارزیابی می‌کنند. کارکنان بر رفتار مدیریت تأثیر می‌گذارند. این بازخورد معتبر، تصویری متفاوت از اثربخشی مدیریت را نشان می‌دهد. از امروز درک و بهبود کارآیی مدیریت خود را شروع کنید.

 

منبع: گامادسک

​

اتوماسیون میز خدمات: 7 مزیت و 6 فرآیند برای شروع خودکارسازی از امروز

آیا می‌دانید هزینه پشتیبانی کاربر نهایی، برای شما چقدر هزینه دارد؟ اگر ما فقط از پشتیبانی دسکتاپ IT استفاده کنیم، هزینه‌های پشتیبانی سطح 1 مشاغل را به طور متوسط ​​22 دلار و هزینه‌های سطح 2 به 84 دلار افزایش می‌دهند. زیرا تعداد بیشتری از افراد درگیر روند حل هستند.

از دیدگاه omnichannel، تیمهای پشتیبانی IT اکنون مسئولیت هزاران دستگاه از راه دور (دسک‌تاپ، موبایل، IOT و غیره) و تعداد زیادی کانال پشتیبانی را برعهده دارند:

 

علاوه بر این، هر ماه ده‌ها نسخه به‌روز می‌شوند. برخی از کاربران نهایی ممکن است خرابی سرویس‌ها را تجربه کنند. با افزایش حجم و پیچیدگی سؤالات پشتیبانی، تکیه بر کار دستی به تنهایی دیگر عملی نیست. پشتیبانی فنی از راه دور فقط یک قطعه از این معما است. برای کارآمدتر شدن و به حداکثر رساندن ارزش خدماتی که ارائه می‌دهید، وقت آن است که نحوه اتوماسیون مدیریت میز خدمات را در نظر بگیرید.

میز اتوماسیون تجاری برای خدمات شما

به طور متوسط، تیم‌های پشتیبانی داخلی شرکت Zendesk (یک شرکت نرم‌افزاری خدمات مشتری است) در هر ماه، 492 تیکت دریافت می‌کنند. واضح است که این تعداد برای صنایع مختلف در نوسان است و با سطح SLA شما هم بستگی دارد. هر زمان که کسب و کار شما دچار خاموشی نیم روزه و یا بدتر از آن شود، تعداد تیکت‌های پشتیبانی از پشت بام منزل شما عبور می‌کند. جای تعجب نیست که بطور متوسط ​​24.2 ساعت طول می‌کشد تا مشاغل بتوانند اولین پاسخی را برای تیکت پشتیبانی داخلی ارائه دهند.

اما مشتریان فقط وقتی مشکلی دارند، به شما رجوع نمی‌کنند. آنها همچنین در مورد به‌روزرسانی‌ها به کمک نیاز دارند. درخواست خدمات اضافی ارسال می‌کنند و از راه‌های دیگر با نام تجاری شما ارتباط برقرار می‌کنند.

براساس داده‌های HDI، یک کاربر متوسط ​​در صنعت فناوری پیشرفته 0.61 حادثه در ماه گزارش می‌دهد و 0.77 درخواست خدمات را تشکیل می‌دهد.

 

 

بنابراین چند نفر به تیم پشتیبانی IT خود نیاز دارید تا بتوانید حجم تیکت‌های ورودی را به طور موثر کنترل کنید؟ به گفته گارتنر، نسبت کاربر نهایی میز سرویس طلایی IT، هفتاد به 1 است. اما اگر داده‌های صنعت و بازخوردی را که توسط تیم‌های IT در سراسر جهان به اشتراک گذاشته شده است مرور کنید، متوجه خواهید شد که مشاغل معدودی موفق به رعایت این استاندارد هستند.

در حقیقت، برخی از مدیران میز خدمات از داشتن نسبت 800 به 1 خبر می‌دهند. شرکت‌های کوچکتر موفق به دستیابی به یک نسبت 30 به 1 می‌شوند که معیار صنعت خود را تعیین می‌کنند. با این حال، میز سرویس IT خدمات متوسط ​​به کاربر 200 به 1 است. چرا؟

 

استخدام و حفظ تیم های واجد شرایط IT برای پشتیبانی همچنان یک چالش برای تجارت محسوب می‌شود. بنابراین به جای اینکه تیم خود را بزرگ کنید و هزینه‌های سربار را افزایش دهید، با کمک فناوری کارایی کارکنان خود را افزایش دهید و این جایی است که اتوماسیون میز خدمات به چشم می‌خورد.

مزایای میز خدمات و اتوماسیون پشتیبانی

فرآیندهای کم‌‌ارزش را حذف کرده و هزینه‌های پشتیبانی را کاهش دهید. نرم‌افزار اتوماسیون پشتیبانی می‌تواند ارتباطات دریافتی را ساده‌تر کرده و به تیم شما کمک کند تا از انجام کارهای اضافی که زمان تولید دارند، جلوگیری کند. سیستم‌های هوشمند می‌توانند کارهای روزمره را برطرف کنند. در حالی که مهندسین شما بر روی مسائل جدی‌تر متمرکز هستند.

دید انتهایی به انتها. در مورد عملکرد سطح خدمات خود اطلاعات دقیقی کسب کنید و درک کنید که چه موقع و چرا تنگناها رخ می‌دهد. سپس داده‌های تازه بدست آمده می‌توانند برای بهبود عملکرد تیم شما استفاده شوند. مشاغلی که برای ردیابی عملکرد تیم پشتیبانی خود به آنالیزها متکی هستند، به طور متوسط ​​16 درصد زمان قطعنامه خود را کاهش می‌دهند.

بهره وری بیشتر. جابجایی به راه حل‌های خودکار منجر به افزایش 50٪ یا بیشتر در بهره‌وری می‌شود. فرآیندهای دستی مستعد خطا بی‌عیب و نقص می‌شوند و تیم شما می‌تواند به جای تلاش برای گرفتن اشتباهات گران قیمت، کارهای اصلی خود را سریعتر انجام دهد.

تجربه مشتری برتر. پشتیبانی عالی منجر به فروش بیشتر می‌شود. 62٪ از مشتریان B2B و 42٪ از مشتریان B2C از خرید بیشتر پس از یک تجربه پشتیبانی مثبت خبر دادند. به ترتیب 66 درصد و 52 درصد پس از تعامل منفی خدمات با مشتریان، خرید و فروش از یک شرکت را متوقف کردند.

مزایای اضافی برای خودکار کردن میزهای سرویس IT

• افزایش سرعت اجرا. با ایجاد یک تجربه پشتیبانی omnichannel متشکل از نرم‌افزار، تیم‌های انسانی و پورتال‌های سلف سرویس، می‌توانید بدون تخلیه بودجه خود، پشتیبانی واقعی 7 روز هفته 24 ساعته ارائه دهید.

• انعطاف پذیری بیشتری کسب کنید. ایجاد و اجرای شیوه‌های جدید مبتنی بر اتوماسیون آسان‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر از آموزش کارمندان خود برای انجام کارها “روش دستی جدید” است.

• شادی تیم پشتیبانی خود را بهبود ببخشید. صنعت پشتیبانی مشتری، گردش مالی فوق‌العاده بالایی دارد. پیدا کردن یک متخصص اختصاصی از قبل، چالش برانگیز است. در آغوش گرفتن این به شما کمک می‌کند بهترین استعداد را حفظ کنید و روحیه آنها را بالا نگه دارید.

اتوماسیون میز خدمات اولین قدم به سمت اتوماسیون فناوری اطلاعات در مقیاس بزرگتر است. با هدف بهبود عملکرد تیم‌های شما در سطح شرکت، شما می‌توانید با جابجایی به زیرساخت‌های ابری، فرآیندهای سوار شدن مشتری را بهبود ببخشید و به جای اینکه یک متخصص انجام دهد، تنظیم حساب آنها را خودکار کنید.

میزهای خدمات اصلی باید به صورت خودکار باشند

پردازش تیکت ورودی نیاز به مداخله انسان در مرحله اولیه پشتیبانی را کاهش دهید. این نرم‌افزار می‌تواند دسته بندی تیکت‌‌ها را انجام دهد و مسیریابی مجدد را به بخش‌های مناسب با دقت و کارایی بالاتر نسبت به کارگر پشتیبانی فنی متوسط ​​شما انجام دهد.

با استفاده از JIRA (یکی از ابزارهای مورد علاقه IT) شما همچنین می‌توانید به طور خودکار درخواست‌های ایمیل را الویت‌بندی کنید و تمام پیام‌های دریافتی را بر اساس محتوای آنها طبقه‌بندی کنید. به عنوان مثال، هنگامی که یک مشتری درباره “تغییر رمز عبور” پیام می‌دهد، این ابزار به طور خودکار درخواست را به عنوان “امنیت” طبقه‌بندی می‌کند و ایمیل را به شخص صحیح هدایت می‌کند.

مدیریت به‌روز‌رسانی مشتری. می‌توانید برای ارسال به‌روزرسانی‌های به‌موقع در مورد وضعیت تیکت یا درخواست آنها، قوانین خاصی را برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال، در شرکت Fintech، می‌توانید کارت‌های اعتباری جدیدی که صادر می‌شود را پیگیری کنید و به مشتریان اطلاع دهید که چه مدت باید منتظر بمانند تا اینکه کارت آنها به دستشان برسد. به عنوان مثال، کارت شما 5 روز کاری طول میکشد تا به دست شما برسد.

با آگاهی دادن به کاربران خود در مورد فرآیندهای داخلی، تعداد سؤالاتی را که در مورد چیزهای بی‌اهمیت به تیم خود ارسال می‌کنید را کاهش می‌دهید.

انطباق SLA. هشدارهای ویژه‌ای را برای مواردی که با SLA شما در تضاد هستند تنظیم کنید تا تیم شما بتواند سریعاً اقدام کند. چنین تیکت‌هایی باید بطور خودکار به بالاترین وضعیت اولویت رسیده و به یک متخصص و مدیریت ارشد مربوط ارسال شوند.

اندازه‌گیری بهره‌وری. به جای جمع‌آوری معیارهای دستی به صورت دستی، 360 عملکرد از تیم خود را از طریق یک داشبورد دریافت کنید. می‌توانید (باید) داده‌های زیر را جمع‌آوری کنید:

• متوسط ​​سرعت برای پاسخ دادن
• میانگین زمان پاسخ با کیفیت بالا (برای انواع تیکت‌های مختلف)
• هزینه برای هر ایمیل
• کیفیت پاسخ اولین تماس
• تعداد حوادث به صورت ماهانه و هفتگی ثبت شده است
• تعداد درخواست‌های خدماتی که به صورت ماهانه / هفتگی وارد شده‌اند
• میزان درصد افزایش یافته یک مشکل
• نرخ انطباق SLA

 

برای اعضای مختلف، می‌توانید داشبورد سفارشی تنظیم کنید. مدیران پشتیبانی میز خدمات می‌توانند نمای دقیق‌تری از عملکرد افراد دریافت کنند. در حالی که مدیران می‌توانند یک عکس فوری از داده‌های اصلی دریافت کنند.

کارهای معمول و تکراری. بخش های فناوری اطلاعات 30٪ از وقت خود را صرف کارهای اساسی با ارزش پایین می‌کنند و 13٪ از متخصصان فناوری اطلاعات این وظایف را اتلاف وقت کامل می‌دانند. با استفاده از اتوماسیون (رباتیک یا غیر رباتیک) برای چنین فرآیندهایی، شما به یکباره با مشکل روبرو می‌شوید. زمان حل مسئله را برای حوادث ساده تسریع کنید و ناامیدی تیم IT خود را کاهش دهید. همانطور که همه ما می‌دانیم، کارکنان خوشحال کارمندان مولد هستند.

یکی از ایده‌های جدید برای اتوماسیون میز خدمات فناوری اطلاعات، اتوماسیون فرایند رباتیک است. رباتهای RPA، با یادگیری ماشین، می‌توانند از تعامل انسان تقلید کرده و در طی چند ثانیه، با پرس و جوهای مختلف، مقابله کنند. از RPA می‌توان برای اتوماسیون کارهایی مانند:

• نصب احراز هویت چند عاملی
• تنظیم مجدد رمز عبور
• تأیید امنیتی برای باز کردن قفل حساب
• سرور مجازی و تأمین منابع برای کاربران جدید
• تنظیمات امنیت سایبری برای گروه‌های مختلف کاربر.

نمایندگان شما می‌توانند از نرم‌افزاری برای خودکارسازی تمام این درخواست‌ها و تأیید تیکت برای چنین درخواست‌هایی استفاده کنند.

بسته شدن تیکت‌ها. برخی از درخواست‌های خدمات ممکن است مدت زمان طولانی را انجام دهند. اما اجازه ندهید که آنها فقط در آنجا بنشینند و معیارهای شما را خراب کنند. با استفاده از نرم‌افزار سرویس میز، می‌توانید تیکت‌هایی را که توسط مشتری به‌روز نشده اند، در یک بازه زمانی مشخص ببندید و اگر آن شخص تصمیم گرفت مکالمه را ادامه دهد، نرم‌افزار شما می‌تواند بطور خودکار تیکت را مجدداً باز کند. با این کار، یک نماینده پشتیبانی جدید اختصاص داده‌اید و سطح اولویت مناسبی را تعیین کردید.

 

ادامه این مقاله را می‌توانید در نرم افزار ITSM گاما مطلاعه فرمایید: