خصوصیات یک رهبر خوب: نکاتی برای مدیران جدید

​

مدیریت آسان نیست. حتی با وجود تجربه‌هایی که از قبل دارید یا حتی با وجود صد‌ها منبع برای کمک به شما. اگر برای اولین بار است که قدم در یک نقش مدیریتی می‌گذارید، این شرایط می‌تواند کمی‌شبیه به پریدن از هواپیما باشد. شما مسئول رفاه‌، تولید و موفقیت تیمی ‌از یک شرکت یا سازمان هستید و کسی هستید که اگر مشکلی پیش بیاید، به او متوسل می‌شوند‌.

​

برای سازگاری با موقعیت جدید‌، به خصوص به عنوان تجربه مدیریت اول، زمان می‌برد و خسته شدن در این مرحله نیز عادی است. فقط به یاد داشته باشید که شما تنها نیستید و باید از یک جایی شروع کنید.

خصوصیات یک مدیر خوب

ما چهار ویژگی اصلی یک مدیر خوب را بیان میکنیم که از برخی رهبران باتجربه، مشاوره گرفته شده است.

همکار بودن

ایجاد یک محیط مشارکتی که همه افراد احساس شنیده شدن، احترام و ارزش خود را داشته باشند‌، گامی ‌اساسی برای مدیران جدید است. داشتن تیمی‌که با هم کار کنند، فرهنگ استقبال و حمایت از شرکت را ایجاد می‌کند. به عنوان یک مدیر‌، می‌توانید با نشان دادن اشتیاق و مثبت بودن برای کار خود و همچنین تجسم فرهنگ شرکت‌، این کار را تشویق کنید.

سامر سالومونسن‌، مدیر ارشد سابق در شرکت گروو (یک شرکت آموزش ویدیویی دیجیتالی)، تفویض وظایف، تشویق ارتباط‌‌ها و بازخورد از طریق جلسات منظم یک به یک و اولویت قرار دادن اعتماد متقابل در بین تیم را پیشنهاد میکند.

رشد گرا

به عنوان مدیر‌، به پیشرفت کارمندان خود (به صورت فردی و جمعی) توجه کنید. کارگران خود را در سطح شخصی بشناسید تا بتوانید به آن‌ها کمک کنید تا از علاقه و استعداد خود استفاده کنند. در شناسایی و رفع موانع کار کنید تا کارمندان شما بتوانند بهترین عملکرد را داشته باشند.

ویل اسدایل‌، معاون رئیس بازاریابی در Homebase (یک خرده فروشی که کار پرورش گل و گیاه را انجام می‌دهد)، به مدیران پیشنهاد می‌کند یک هدف را متمرکز بر پیشرفت یک فرد (یا افراد) در تیم خود بگذارید که به نتیجه کسب و کار شما مرتبط نیست. این کار می‌تواند باعث ایجاد اعتماد به نفس شود. مثل یادگیری یک زبان جدید.

ارتباط عالی

ارتباطات یک نیروی محرکه برای تقریباً همه کار‌هایی است که ما به عنوان انسان انجام می‌دهیم و داشتن یک ارتباط گویای واضح به عنوان یک مدیر، امری حیاتی است. شما باید انتظارات مشخصی را برای کارمندان خود تعیین کنید، در مورد موضوعات مهم شفاف باشید و دستورالعمل‌هایی را برای دادن و دریافت بازخورد تعیین کنید.

سالومونسن گفت که برای ایجاد تفکر اصیل‌، مدیران باید یک فرهنگ فراگیر ایجاد کنند که همه بتوانند نگرانی‌ها‌، نظرات و ایده‌های خود را بیان کنند. با ارائه مثال‌، اصالت و آسیب‌پذیری را تشویق کنید. از تیم خود کمک بخواهید و به تیم خود، روی آورید. مکالمه‌ای را شروع کنید و ارتباطات گسترد‌ه‌ای داشته باشید.

ضربه محور

یانیو مسجدی‌، مدیر ارشد بازاریابی Nextiva (یک اپراتور voip) گفت که مدیران جدید، باید کمی ‌وقت بگذارند تا نقاط قوت هر یک از اعضای تیم را بشناسند تا در جایی که به پشتیبانی بیشتری نیاز دارید، از آن‌ها کمک بگیرند. مسجدی همچنین توصیه می‌کند که در کنار تیم خود یاد بگیرید. کارمندان می‌بینند که شما برای پیشرفت کار می‌کنید‌، که باعث الهام و انگیزه آن‌ها می‌شود تا در نقش ‌های خود بهتر عمل کنند.

رفتار‌هایی که باید از آن‌ها اجتناب کرد

مدیران جدید در اوایل مدیریت خود، برخی کار‌هایی که نباید انجام دهند را انجام می‌دهند که این موضوع بسیار رایج است. بدون راهنمایی صحیح‌، ما معمولاً می‌بینیم مدیرانی که برای بار اول مدیر شد‌ه‌اند، در دام رفتار‌های مشترک افتاده‌اند.

سالومونسن، شش رفتار مدیریتی را برای جلوگیری از این موارد ذکر کرد:

• فقط هنگام بازبینی عملکرد یا هنگام بروز مشکل، بازخورد ارائه دهید
• مدیریت خرد به جای اعتماد به تیم خود
• دلیل نتوانستن‌‌ها را سئوال کنید یا بازخورد خود را بگویید یا رسیدگی کنید
• ایده‌‌های جذاب را با ذهن‌‌های انتقادی جایگزین کنید
• از مکالمات و ارتباطات دشوار اجتناب کنید. حتی اگر ضروری باشد
• انتظارات را به گون‌های تنظیم کنید که خیلی کم یا خیلی زیاد با اهداف نباشد

منبع: چگونه یک مدیر باشیم ، گامادسک

​

مقدمه‌ای بر مدیریت رویداد IT

​

 در ITIL، بخشی از استراتژی مدیریت زیرساخت، بخش IT است که شامل نظارت، تحقیق، تشدید و پاسخ به حوادثی است که در بستر فناوری اطلاعات رخ می‌دهد. مدیریت رویداد شامل مدیریت حوادث است که در عملکرد شرکت و موضوع امنیت اطلاعات مهم است. در ابتدایی‌ترین توصیف، یک رویداد قطعه‌ای از داده است که بینش مهمی ‌را درباره تغییرات وضعیتی که در زیرساخت‌های IT برای یک مدیر ایجاد میکند، ارائه می‌دهد.

​

این داده‌ها چند هدف مهم دارد:

• به مدیران فناوری اطلاعات اجازه می‌دهد تا با اقدامات لازم رویدادها را شناسایی، تفسیر و پاسخ دهند
• مدیریت رویداد، وظایف را مشخص می‌کند
• یک سیستم اطلاع‌رسانی ارائه می‌دهد که از خودکار کردن کارهای مهم، پشتیبانی می‌کند

در این مقاله، ما مدیریت رویداد فناوری اطلاعات را معرفی خواهیم کرد تا ایده بهتری از نیاز سازمان شما را ارائه دهیم.

حوادث یا اتفاقات؟

وقتی صحبت از مدیریت حادثه می‌شود، وظیفه مهم مدیران بخش رویدادها، درک تفاوت بین یک اتفاق و یک حادثه مهم است. رویداد هر تغییر وضعیتی است که در زیرساخت IT رخ دهد. مثلا ورود کاربر جدید، یک تغییر حالت است. هر تعداد اتفاق می‌تواند باعث ثبت یک رویداد شود.

چرخه مدیریت رویداد IT

پس از تعریف انواع رویدادها در زیرساخت فناوری اطلاعات شرکت شما، خوب است بدانید که چرخه این رویدادها برای مدیریت کردن چگونه است. در بسیاری از موارد، این چرخه شامل فعالیتهای کلیدی زیر است:

1. یک اتفاق رخ داده است: چیزی در زیرساخت‌ها وضعیت خود را تغییر داده است.

2. یک اعلان ایجاد می‌شود: ابزارهای نظارت و موارد پیکربندی، سهم زیادی در ایجاد اعلان رویداد دارند.

3. یک رویداد شناسایی می‌شود: معمولاً یک فرآیندی که به صورت خودکار فعال شده است، توسط سیستم نظارت یا راه حل مدیریت سیستم، شناسایی می‌شود.

4. یک رویداد ثبت شده است: در این مرحله، رویداد در یک گزارش سیستمی، یادداشت می‌شود.

5. یک رویداد فیلتر یا همبسته است: یک سیستم رویداد فیلتراسیون خودکار، به تعیین اینکه آیا رویداد باید نادیده گرفته شود یا تشدید شود، کمک می‌کند. اگر افزایش یابد، از طریق فرایند مرتبط‌سازی آن با نوعی پاسخ مورد نیاز انجام می‌شود.

6. به یک رویداد پاسخ داده می‌شود: پاسخ رویداد ثبت می‌شود و در صورت نیاز به اقدام بعدی، تعیین می‌شود.

7. یک رویداد بسته است: پس از اتمام روند چرخه و ثبت کلیه اقدامات، این رویداد بسته می‌شود.

شما باید انتظار داشته باشید که در ابزارها و منابعی سرمایه‌گذاری کنید که در طول مسیر به خودکار‌سازی این روند کمک می‌کند.

نقش پایگاه مدیریت پیکربندی

برخی از سازمان‌ها این طرز تفکر را دارند که یک پایگاه‌داده مدیریت پیکربندی (CMBD) بی‌استفاده‌ست است و نمی‌تواند با تقاضای امروز فناوری اطلاعات رقابت کند. اما این یک افسانه است. با ظهور اتوماسیون، CMDB برای کمک به کنترل جریان اطلاعات و داده‌ها بیش از هر زمان دیگری مفید واقع شده اند. آنها بسیار مفید هستند؛ به طوری که دپارتمانهای زیرک IT می‌توانند از آنها در چارچوب ITIL برای کمک به مدیریت رویدادها استفاده کنند.

CMDB به کاهش هشدارهای خودکار کمک می‌کند

در صورت بروز حادثه و در نتیجه خرابی سیستم، زیرساخت IT شرکت شما تعدادی هشدار ارسال می‌کند که اعلان‌های مدیریت رویداد شما را تحت فشار قرار می‌دهد. CMDB می‌تواند به مدیران کمک ‌کند تا سر و صدای بخش IT ایجاد شده توسط اعلان را کاهش دهد. مانند سلسله مراتب در مجموعه داده‌ها، دید خاصی را ارائه دهد.

به اولویت‌بندی کمک می‌کنند

با نگاهی بیشتر، مدیران می‌توانند رویدادها را اولویت‌بندی کنند. حتی پس از کاهش سر و صدا، در موارد بسیار زیادی وجود خواهد داشت و انتخاب مکان شروع می‌تواند بدون CMDB یا سیستم دیگری برای اطلاع از روند کار، طاقت فرسا باشد. مشاهده در بینش‌های کلیدی، مانند اینکه چه خدماتی بیشتر تحت تأثیر خاموشی قرار می‌گیرد، می‌تواند کمک به اولویت‌بندی ارائه دهد.

قبل از بروز مشکلات خدمات را پیش‌بینی کنید

داده‌های CMDB به مدیران کمک می‌کند مشکلی را پیش از وقوع پیش‌بینی کرده و از بروز آن جلوگیری کنند. از طریق مکانیک داخلی، CMDB می‌تواند یاد بگیرد که چه نوع مواردی مشکلی ایجاد می‌کند و شما را از قبل در مورد مناطق زیرساخت آگاه می‌کند. استفاده از CMDB همراه با اتوماسیون به عنوان بخشی از استراتژی کلی شما برای مدیریت رویداد ITIL فواید زیادی دارد.

چالش‌های مدیریت رویداد IT

​

تعدادی از چالشها وجود دارد که معمولاً مدیران خدمات هنگام اجرای مدیریت رویدادهای فناوری اطلاعات تجربه می‌کنند. چند چالش معمول عبارتند از:

• تعداد بالای رویدادها

امروزه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات سازمانی برای ادامه رقابت، مشاغل را به چندین سیستم متصل نیاز دارد. همچنین، غیر معمول نیست که یک رکورد داده واحد دارای چندین رکورد مرتبط با آن باشد و روابط متفاوتی بین رکوردها وجود داشته باشد. به همین دلیل، هنگامی‌که سیستمی ‌دچار وقفه می‌شود، معمولاً چندین اعلان را ایجاد می‌کند که سر و صدای زیادی برای مدیریت سیستم‌های IT ایجاد می‌کند. با این حال، در شرایط بحرانی، از نوعی که احتمالاً هشدارهای زیادی را تحریک می‌کند، دیگر فرصتی برای صرف چیدن از طریق سر و صدا برای یافتن آنچه باید اصلاح کنید وجود ندارد. این چالشی است که مدیران خدمات فناوری اطلاعات باید بتوانند از پس آن برآیند، چه با استفاده از CMDB، همانطور که در بالا توضیح داده شد و چه همکاری با دیگر شرکت‌ها.

• وفاداری به داده‌ها

از بین رفتن همبستگی به داده‌ها، می‌تواند مسائل مهمی از جمله ایجاد اعلان ‌را برای شرکتی که به داده‌ها متکی است، باعث شود. در هر مشاغل سازمانی، تمیز بودن داده‌ها، سرعت، حجم و تنوع مهم است.

• توصیه می‌شود: مدیریت رویداد را خودکار کنید

پیاده‌سازی مدیریت رویداد IT در ITIL با اتوماسیون در زیرساختهای سازمان، مزایای زیادی دارد. در زیر قصد داریم چندین مورد از مهمترین مربوط به تجارت شما را شرح دهیم.

تصمیم‌گیری پیش‌بینی

با پیشرفت هوش مصنوعی ماشین‌ها و اتوماسیون، شرکت‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند در مورد زیرساخت‌های خود براساس توالی پیش‌بینی شده از وقایع و نتایج خودکار تصمیم بگیرند. این امکان برای منابع کمتر و به طور کلی زیرساخت‌های یکپارچه بیشتری فراهم می‌شود.

زمان سریع‌تر برای تصمیم‌گیری

با فیلتر کردن خودکار سر و صدا، ذینفعان و CIO می‌توانند سریعتر و بهتر در مورد زیرساخت‌های شرکت خود، یعنی محل زندگی هر کسب و کار دیجیتال، تصمیم‌گیری کنند. علاوه بر این، در اینجا چند دلیل دیگر وجود دارد که CIO‌ها به مدیریت خودکار رویداد اهمیت می‌دهند:

• زمان خرابی گران است: با پیشرفت هوش مصنوعی ماشین‌ها و اتوماسیون در مدیریت رویدادهای فناوری اطلاعات، می‌توان از خرابی‌های سنگین جلوگیری کرد.
• استعداد کمیاب است: کمبود استعداد فناوری اطلاعات وجود دارد و مدیریت رویدادها باعث می‌شود منابع روی مهمترین کارها متمرکز شوند.
• نوآوری در کسب و کار رقابتی است: در دنیای مشاغل دیجیتال، مهم است که از کیفیت خدمات جلوتر از رقابت باشیم و مدیریت مناسب رویدادها به شرکت‌ها در انجام این کار کمک می‌کند.

برای جلوگیری از خرابی‌های گران قیمت و اطمینان از اینکه کسب و کار شما به همان اندازه رقابت در حال اجراست، مهم است که سرمایه‌گذاری در زمینه مدیریت رویدادها ASAP انجام دهید. همچنین می‌توانید کتاب الکترونیکی بهترین روش‌های مدیریت رویداد ITIL را بارگیری کنید.

منبع: گامادسک

​

مدیریت رویداد چیست؟

​

در همه بخش‌های کسب و کار، برخی اصطلاحات وجود دارد که شما واقعاً مطمئن نیستید که معنا و مفهوم آنها را به طور کامل می‌دانید یا خیر. با این حال‌، وقتی صحبت از مدیریت رویداد می‌شود‌، تعریف آسان است. در هدف اصلی خود، مدیریت رویداد، فرآیند برنامه‌ریزی یک رویداد است که شامل هر نوع رویدادی می‌شود؛ چه بصورت حضوری، چه بصورت مجازی و چه بصورت ترکیبی.

​

دقیقاً مانند سایر اصطلاحات‌، دامنه هر پروژه و جزئیات ریز و درشت بسته به صنعت‌، اندازه شرکت و سایر موارد متفاوت است. بنابراین‌، مدیریت رویداد چیست؟

مدیریت رویداد، برنامه‌ریزی رویداد است

برنامه‌ریزی رویدادها با نامهای مختلفی شناخته می‌شود. برخی از برنامه ریزان رویداد را دستیار اداری‌، برخی دیگر هماهنگ‌کننده رویداد و برخی دیگر، تکنسین‌های رویداد می‌نامند. اما به نظر شما وجه اشتراک همه این عناوین چیست؟ افراد در برنامه‌ریزی یک رویداد، دخیل دارند. این رویدادها چه داخلی و چه خارجی‌، بزرگ یا کوچک‌، حضوری یا مجازی باشند‌، همه باید برنامه‌ریزی شوند.

مدیریت رویداد مجازی

در محیط جدید امروز‌، ما مجبور شده‌ایم یاد بگیریم که چگونه نه تنها رویدادهای حضوری بلکه برنامه‌های مجازی خود را نیز مدیریت کنیم. مدیریت رویداد مجازی به همان مراحل مدیریت رویداد حضوری شما احتیاج دارد؛ اما چالش جدیدی اضافه شده است که باید محتوای خود را دو برابر جذاب نشان دهید. در حالی که رویدادهای حضوری پاداش سفر‌، اینترنت رایگان و غذای رایگان به آنها اضافه می‌شود‌، یک رویداد مجازی عمدتا به محتوای آن متکی است تا شرکت کنندگان را درگیر خود کند.

هنگام مدیریت یک رویداد مجازی‌، اطمینان حاصل کنید که سخنرانان شما آماده ارائه محتوای خود به صورت مجازی هستند و محتوای شما جالب و مختصر است.

جنبه‌های مختلف مدیریت رویداد

ساختن یک رویداد عالی

به سادگی شروع می‌شود؛ یک تم، یک طرح و یک هدف. رویداد شما از ابتدا هدفی دارد که محتوا‌، سخنرانان و مکان آن را هدایت می‌کند. مرحله بعد، زمان تنظیم کردن اصول است. شما باید یک وب سایت با نام تجاری ایجاد کنید که بازدیدکنندگان را برای حضور در رویداد شما سوق دهد. امروزه ساخت یک وب سایت زیبا فقط با درک اصول وب سایت نویسی، برگذاری رویداد را آسان تر از همیشه کرده است. بنابراین‌، شما به پردازش پرداخت ایمن نیاز دارید تا شرکت کنندگان بتوانند به راحتی هزینه رویدادها را پرداخت کنند.

بازاریابی هدفمند

اگر هیچ کس از رویداد شما اطلاع نداشته باشد‌، چگونه ثبت نام می‌کند؟ به همین دلیل تبلیغ بسیار مهم است. برای ارتقا رویداد خود‌، باید بازاریابی و تبلیغ هدفمند داشته باشید. بازاریابی الکترونیکی هدفمند روشی عالی برای تبلیغ رویدادهای شما است که پایگاه داده گسترده ای می‌توانید داشته باشید. رسانه‌های اجتماعی همچنان یکی از بهترین کانال‌های تبلیغاتی رایگان هستند.

مدیریت اطلاعات و ارتباطات شرکت‌کنندگان

هدف از این رویداد، ایجاد ارتباط است. مدیریت رویداد فقط شامل ارائه دادن مناسب به صورت مجازی نیست؛ بلکه باید در حد امکان سرنخ‌هایی مانند تلفن یا ایمیل را از حاضران بدست آورید. در طول این رویداد‌، لیدهایی را جمع خواهید کرد که به فروش می‌روند.

سنجش موفقیت شما برای اثبات بازگشت سرمایه به رویداد

مدیریت رویداد با پایان یافتن رویداد، پایان نمی‌یابد. در طول کل رویداد‌، اثبات موفقیت و شناسایی زمینه‌های پیشرفت مهم است. داده‌های به دست آمده در طول مراحل برگزاری رویداد، به شما در انجام این کار کمک می‌کند. نظرسنجی به صورت زنده، یک روش عالی برای درک احساس و نظرات شرکت‌کنندگان در مورد این رویداد است.

فناوری برای آن وجود دارد

مدیریت رویداد عبارت است از جمع‌آوری یک تجربه باورنکردنی‌، ایجاد ارتباط و در آخر سوق دادن به صحبت با بخش فروش و اثبات موفقیت است.

این یک کار دشوار است که شامل ساخت و نمایش تعداد بی‌پایان صفحه (شامل هر آنچه که قرار است توضیح داده شود) و کار شبانه‌روزی برای ایجاد یک لحظه فراموش نشدنی برای حاضران است. این یکی از مواردی است که می‌تواند با بهره‌گیری از فناوری به ویژه هنگامی‌که قصد دارید یک رویداد مجازی یا یک رویداد ترکیبی را برنامه‌ریزی کنید‌، کمی ‌آسان‌تر شود. در حالی که بسیاری از برنامه‌ریزان به یادداشت‌های مهم و صفحات گسترده (Excel) اعتماد می‌کنند‌، در اینجا فن آوری وجود دارد که باعث صرفه‌جویی در ساعت‌ها و انتقال رویدادها به سطح بعدی می‌شود.

باید بدانید که چه فناوری‌ای، می‌تواند در موفقیت رویداد شما کمک کند. پس در انتخاب فناوری و مدیریت رویداد خود، کوشا باشید.

منبع: گامادسک

​

مدیریت بودجه در پروژه: هر آنچه لازم است بدانید

​

اصول مدیریت بودجه در پروژه برای اطمینان از به سرانجام رساندن پروژه‌های شماست که بسیار مهم است. در اینجا اصول ما در مورد بودجه‌بندی پروژه آورده شده است. همچنین در این مقاله، ابزار و نرم افزارهایی که مسیر را برای شما اسان می‌کند، معرفی خواهیم کرد.

​

بودجه یکی از جنبه‌های تعیین کننده موفقیت در یک پروژه است. 28٪ از خرابی‌های پروژه به برآورد هزینه‌های نادرست نسبت داده می‌شود. پیش‌بینی صحیح هزینه یک پروژه به مهارت و تجربه نیاز دارد؛ حتی مدیران ماهر در مدیریت پروژه به طور معمول به یک نرم‌افزار در این بخش نیاز دارند.

مدیریت بودجه در پروژه چیست؟

مدیریت بودجه در پروژه یک فرآیند مدیریت و نظارت بر امور مالی مربوط به پروژه‌های تجاری است. مدیریت بودجه تنها در مورد تهیه یک عدد کلی (مثلاً 5 میلیارد تومان برای انجام یک پروژه خاص) بلکه در مورد درک عناصر هزینه فردی و تدارکات مربوط به پیگیری بودجه است. بنابراین در مدیریت بودجه، باید هزینه‌های هر فرد یا تدارکات به صورت جزء به جزء بیان شود. در مدیریت پروژه، نیاز است تا پاسخ سئوالات زیر را بدانیم:

• چگونه هزینه‌ها در نقاط عطف پروژه توزیع می‌شود؟
• چگونه هزینه‌های پروژه را پیگیری می‌کنید؟
• چگونه داده‌های هزینه را به صورت دوره ای گزارش می‌کنید؟
• اگر در مواردی در بخش‌هایی با کمبود بودجه یا بودجه بیش از حد پشت سر گذاشتیم، چگونه این شرایط را باید کنترل کرد؟
• روند یادگیری یا درس گرفتن شما از پروژه‌های گذشته چگونه است تا بتوانید بودجه‌های پروژه‌های آینده را دقیق تر کنید؟
• به ندرت اتفاق می‌افتد که یک سازمان همزمان فقط یک پروژه در دست اجرا داشته باشد. بنابراین چارچوب شما برای مدیریت چندین بودجه به طور همزمان و متناسب با یکدیگر چیست؟

در زمان بودجه‌بندی پروژه، باید مرتبا روی بودجه‌بندی کار کنید. هزینه‌ها نوسان دارند، شرایط تغییر می‌کند و گاهی بخش‌هایی از پروژه تکمیل می‌شوند که نیاز است تغییراتی در بودجه‌بندی داشته باشیم. به همین دلیل، حسابداری نیز در مدیریت بودجه یک پروژه موثر است.

اهمیت بودجه در مدیریت پروژه

بودجه یکی از معیارهایی است که معمولاً برای تعیین موفقیت آمیز بودن پروژه در نظر گرفته می‌شود. (توجه داشته باشید که گرچه بودجه محدود است و برنامه زمانبندی از نظر تحویل پروژه شاخص موفقیت است؛ اما اگر نتیجه از استراتژی کلی سازمانی پشتیبانی کرده باشد‌، تعیین موفقیت کلی پروژه نیز باید در نظر گرفته شود.)

همه چیز هم اتمام پروژه نیست؛ بلکه آیا شما موفق شده‌اید که بخشی از بودجه را به گونه‌ای مدیریت کنید که اضافه بیاید یا این که کمبود بودجه داشته باشید نیز مهم است. بودجه به دلایل دیگری نیز مهم است:

• بخش مالی مشخص می‌کند که سازمان کدام پروژه‌ها را می‌تواند انجام دهد. برخی از سازمان‌ها پروژه‌های ناتمام را به عنوان بخشی از برنامه استراتژیک خود انتخاب می‌کنند و برخی دیگر به دنبال پروژه‌های جدید هستند. در هر صورت‌، هزینه در تحلیل پروژه جدید نقش دارد. سازمان‌ها باید تعیین کنند که آیا یک پروژه خاص از نظر هزینه قابل اجرا است یا خیر. آیا سازمان می‌تواند پروژه را به عهده بگیرد؟ و اگر این پروژه نتیجه‌ای را حاصل کند که نیاز به شارژ بودجه داشته باشد، آیا در آینده بودجه‌ای برای انجام این کار در دسترس است؟

• سازمانها همچنین باید به فکر تخصیص بودجه استراتژیک باشند. اولویت‌های سازمان کدام هستند و بالاترین هزینه برای کجا هزینه می‌شود؟ اگر سه پروژه ارائه شود و دو پروژه با هزینه یکی انجام شود‌، نتیجه بهتری خواهد داشت؟ در بعضی موارد‌، ممکن است دو پروژه تصمیم عاقلانه‌تری باشد. در برخی دیگر‌، پروژه گران قیمت ممکن است تأثیر بیشتری داشته باشد. توازن مواردی از این قبیل در چارچوب بودجه پروژه، کلیدی است

و اگر سازمان شما مدیریت بودجه پروژه را به درستی انجام می‌دهد‌، داده‌هایی از سالهای گذشته خواهید داشت که نشان می‌دهد چه عواملی موثر بوده و چه عواملی موثر نبوده‌اند. اگر می‌توانید این بینش‌ها را برای پروژه‌های آینده به کار بگیرید‌، می‌توانید پروژه‌هایی را با بیشترین پتانسیل برای موفقیت در آینده انتخاب کنید.

کمبود بودجه، خیلی خوب نیست

بودجه کم همیشه بد نیست؛ اما اگر به طور مداوم اتفاق بیفتد‌، سازمان شما احتمالاً فرصت‌های رشد را از دست می‌دهد. به عنوان مثال سه پروژه روی میز برای بررسی است که بودجه‌های همه آنها ضمیمه شده است. بر اساس پیشنهادهای ارائه شده‌، مدیران شرکت ممکن است تصمیم بگیرند که منابع کافی برای انجام هر سه مورد وجود ندارد. بنابراین تصمیم می‌گیرند یکی را حذف کنند. در این شرایط، ممکن است سازمان شما این فرصت را برای انجام یک پروژه اضافی که می‌توانست بازده قابل اندازه‌گیری نیز داشته باشد‌، از دست بدهد.

دقیق بودن در مورد هزینه یک پروژه‌، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا پروژه‌های بیشتری انجام دهند و در نتیجه از مزایای بیشتری بهره مند شوند. همیشه دلایل موجهی وجود دارد که ممکن است پروژه‌ها از بودجه کم یا زیاد برخوردار شوند. شرایط غیر قابل پیش بینی ممکن است هزینه‌ها را افزایش دهد. از طرفی ممکن است چیزی که یک بار به عنوان یک پروژه مهم شناخته شده است، آنچنان هم مفید یا سودآور نباشد.

رویکرد بودجه‌بندی GOLDILOCKS

اکثر سازمانها با عملکرد موفق، از رویکرد Goldilocks استفاده میکنند و سعی می‌کنند تعادلی بین بودجه، وسواس فکری و بی‌دغدغه بودن را تعیین کنند و اهمیت “درست و مناسب” بودجه را در مدیریت پروژه اختصاص دهند.

برای تحلیل بهتر بودجه پروژه و تمام پیچ و خم‌های آن‌، روند بودجه‌بندی پروژه شما باید شامل روشی برای جمع‌آوری داده‌های کیفی (علاوه بر داده‌های کمی) باشد که “داستان” پشت اعداد را بازگو کند. چرا هزینه بیشتری داشت؟ چرا هزینه کمتری داشت؟ داشتن این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا در مورد تعدیل بودجه و برآورد بهتر برای پروژه‌های آینده تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید.

​

روشهای بودجه‌بندی مدیریت پروژه

روش‌های مختلفی برای دستیابی به بودجه‌بندی پروژه وجود دارد. همه سازمان‌ها دارای انواع مختلفی از پروژه‌ها‌، روش‌های مختلف عملکرد و منابع مختلف هستند. بنابراین ساخت یک الگوی همگانی مدیریت بودجه در پروژه، اشتباه است. زیرا ممکن است استفاده آن توسط دیگر سازمانها دشوار باشد. برخی از متداول‌ترین روشهای بودجه‌بندی مدیریت پروژه عبارتند از:

• Bottom-up: این روش شامل بررسی جزء به جزء یک پروژه‌، اختصاص هزینه به هر یک و سپس جمع کردن آنها برای رسیدن به یک هزینه تخمینی است. این رویکرد غالباً شامل کارمندان بخشهای مختلف است که وظایف و مراحل لازم برای تکمیل بخش آنها از پروژه را شرح می‌دهد.

• Top-down: این نقطه مقابل Bottom-up است. جایی که شما با ایده ای از کل پروژه شروع می‌کنید و آن را تقسیم می‌کنید و بخشهایی را به کارهای مختلف پروژه اختصاص می‌دهید. برای تدوین شکل اصلی‌، مدیریت ممکن است هزینه پروژه‌های گذشته‌، بودجه قبلی‌، شرایط اقتصادی فعلی و موارد دیگر را در نظر بگیرد.

• Three-point estimate: این روش بهترین و بدترین حالت هزینه را برای هر وظیفه درگیر در پروژه در نظر می‌گیرد که همراه با تعدادی از محتمل‌ترین برآورد را نشان می‌دهد. این اعداد برای تخمین بودجه مطابقت دارند. این روش می‌تواند مفید باشد؛ زیرا به طور خاص خطرات موجود در یک پروژه را در نظر می‌گیرد.

• Parametric estimation: این روش پروژه را به کارهای مختلف تقسیم می‌کند و از پارامترهای خاص مبتنی بر داده‌های صنعت و پروژه‌های قبلی برای محاسبه هزینه‌ها استفاده می‌کند. به عنوان مثال اگر نصب حصار 3 ساعت قبل، 10 ساعت طول کشید و 3 کارمند آن را انجام دادند‌، می‌توانید نرخ فعلی صنعت را برای انجام همان کار در سال جاری برای محاسبه هزینه آن پیدا کنید. این روش کاملاً دقیق است اما بسیار پیچیده نیز هست و مانند سه روش قبلی معمولاً استفاده نمی‌شود.

• Analogous estimation: این روش شامل تخمین هزینه یک پروژه فعلی با بررسی هزینه پروژه‌های مشابه قبلی است. اگر پروژه‌ها بسیار مشابه هستند‌، این روش می‌تواند دقیق باشد. اما به طور کلی‌، ما نیاز به برآورد بودجه دقیق و قابل اطمینان هستیم.

پس از اجرای هر پروژه یا چند پروژه، توصیه می‌کنیم جزء به جزء بودجه را به طور خاص مرور کنید. مثلا برآوردهای شما چقدر دقیق بود؟ هرچه بیشتر نتایج خود را تجزیه و تحلیل کنید، می‌توانید در مورد داشتن یک مسئول در سازمان خود باهوش‌تر باشید. شما ممکن است با استفاده از یک روش Bottom-up یا Top-down شروع کنید. اما با جمع‌آوری اطلاعات کافی از پروژه‌های خود، می‌توانید تکنیکی مشابه یا پارامتری را امتحان کنید که می‌تواند دقیق‌تر باشد. بسیاری از سازمانهای بزرگ جنبه‌های مختلفی از هر یک از این روشهای بودجه‌بندی مدیریت پروژه را در محاسبات خود لحاظ می‌کنند.

منبع: گامادسک

​

چگونه می‌توان همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان را بهبود بخشید؟

​

مدتهاست که همکاری، از ویژگیهای برجسته سازمانهای موفق است. اما دنیای دیجیتال امروز می‌طلبد که سازمان‌ها نوآوری و پاسخگویی داشته باشند و به طور کلی به نحوی کار کنند که مشکلات را به سرعت حل کنند. همکاری کافی نیست. آنچه واقعاً مورد نیاز است مشارکت است.

​

اما تفاوت بین همکاری و مشارکت چیست؟

دپارتمانهای درون سازمانی وقتی موافقت می‌کنند که برای رسیدن به یک هدف یا گرفتن یک نتیجه همکاری کنند‌، هرکسی سهمی‌را بر عهده می‌گیرد و کار خود را انجام می‌دهد. اما یک مشکل وجود دارد و آن هم این است که در زمان همکاری کردن معمولاً می‌گویند “من سهم خودم را انجام می‌دهم و شما هم مال خودتان را.” مشارکت، بسیار عمیق‌تر از فقط یک همکاری مشترک است. مشارکت به معنای اشتراک نه تنها در اهداف، بلکه در کار و همچنین تقسیم خطر و پاداش است. اما برای برخی از سازمان‌ها‌، فکر مشارکت، ترس ایجاد می‌کند.

از چه چیزهایی باید ترسید؟

مشارکت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از منابع خود نهایت استفاده را ببرند. آنها را قادر می‌سازد تا از افراد مناسب‌، در انجام وظایف صحیح‌، برای ارائه نتایج صحیح استفاده کنند که در نتیجه باعث افزایش کارایی‌، ایجاد روابط کاری قوی تر‌، بهبود قابلیت‌های حل مسئله و ایجاد نوآوری می‌شوند.

پس چرا برخی سازمان‌ها از همکاری می‌ترسند؟

مقاله‌ی Harvard Business Review، بینشی در مورد چرایی ترس برخی از سازمان‌ها از مشارکت ارائه می‌دهد. با مشارکت موارد زیر هم بدست می‌آید:

• از دست دادن هویت گروه: هویت، یک مرکز ثقل را در اختیار گروه‌ها قرار می‌دهد.
• از دست دادن مشروعیت: مشروعیت یک گروه زمانی شکل می‌گیرد که توسط دیگران، یک گروه مناسب‌، قابل قبول و با ارزش در سازمان پذیرفته شود.
• از دست دادن کنترل: گروه‌ها احساس می‌کنند باید بتوانند به طور مستقل عمل کنند تا تغییرات معنی داری ایجاد کنند.

تصور کنید که چگونه مشارکت ممکن است این ترس‌ها را برانگیزاند. شاید بخش خدمات و تسهیلات نگران از دست دادن کنترل روی سفارش‌های کاری‌ بخش خودش باشد. یا پیشخوان خدمت IT ممکن است احساس کند که واجد شرایط لازم برای اینکه یک پیشخوان خدمت در سطح سازمانی (Enterprise) باشد، نیست.

نگرانی‌های ذکر شده در بالا، از یک جنبه مهم همپوشانی دارند: احساس مالکیت قلمرویی. داشتن قلمرو راهی را برای گروه‌ها فراهم می‌کند تا بتوانند خود را از یکدیگر متمایز کنند‌، ارزش تعیین کنند و از حق تصمیم گیری لازم برای انجام کار خود برخوردار شوند.

به طور سنتی‌، سازمان‌ها براساس دستیابی به اهداف تعیین شده فردی‌، به آنها پاداش می‌دهند و یا خسارت میگیرند. اما در بسیاری از موارد‌، این امر نتیجه ای ناخواسته را به دنبال دارد. افراد و بخش‌های سازمان روی اهداف فردی، با هزینه‌ی اهداف سازمانی گسترده‌تر متمرکز می‌شوند. بنابراین بخش‌های مختلف سازمان و افراد به جای مشارکت، ترجیح میدهند که در تنهایی خود فرو روند.

به پرسش WIIFMS یا چه چیزی برای من دارد پاسخ دهید.

چگونه رهبران می‌توانند به سازمان‌های خود کمک کنند تا بر این ترس از مشارکت غلبه کنند؟ قبل از پاسخ به “چرا مشارکت؟”، شما باید به سئوال چه چیزی برای من دارد پاسخ دهید (هم برای بخش‌های مختلف سازمان و هم برای افراد مورد نظر).

برای کمک به مشارکت بخش‌های مختلف سازمان، نگاهی کوتاه به مقاله Harvard Business Review می‌اندازیم که به رهبران پیشنهاد می‌کند:

• با تأیید نقش‌های حیاتی که یک گروه همیشه در زمینه‌های اساسی هویت خود داشته است، هویت گروه را تقویت کنید.
• با تأیید عمومی‌اهمیت گروه و ارزش متفاوت آن در شرکت‌، بر مشروعیت گروه تأیید کنید.
• با شناسایی بخش‌های عمده ای که گروه در آنها استقلال و تصمیم گیری دارد و با شناسایی فرایندها‌، تصمیمات و سایر موضوعات گروه مسئولیت خود را مجدداً کنترل کنید. سپس فرایندها‌، تصمیمات و سایر موضوعاتی را که نیاز به کنترل مشترک یا پیچیده دارند و چگونگی نقشه برداری از آنها در حوزه‌های مسئولیت مشخص شده در بخشهای مختلف سازمان را در نظر بگیرید. در مواردی که همپوشانی وجود دارد‌، یک روش برای پرداختن به آن، یافتن زمینه‌های دیگری است که در آن می‌توانید کنترل و استقلال گروه را افزایش دهید (حتی اگر خارج از طرح هدف باشد).

از منظر مدیریت خدمات سازمانی (ESM)‌، به میز خدمات فناوری اطلاعات یادآوری کنید که چگونه در مأموریت اصلی خود سرآمد است؛ مانند حل مسائل و کمک به مشتریان در انجام کار. به همین ترتیب‌، به بخش تسهیلات اطمینان دهید که آنها در طراحی و ایجاد یک محیط کار فیزیکی که کار مولد را امکان پذیر می‌کند‌، متخصصان معتبری هستند.

وقتی صحبت از افراد می‌شود‌، ممکن است بسته به فرد مورد نظر مجبور باشید که رویکرد خود را تنظیم کنید. مقاله Fast Company، چند راه برای کمک به افرادی که با مشارکت مشکل دارند، آورده شده است:

• مزایا را ذکر کنید. به افراد کمک کنید تا مزایای مشارکت را تجسم کنند. از افراد بخواهید لیستی از تمام مزایای حاصل از مشارکت مانند روابط متقابل سودمند و اشتراک منابع را تهیه کنند. سپس لیستی از نبود مشارکت را تهیه کنید و سپس بپرسید کدام لیست باعث می‌شود آنها بیشتر احساس ارتباط و قدرت داشته باشند و کدام لیست باعث محدودیت و ترس آنها می‌شود.
• نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید. از افراد بخواهید نقاط قوت و ضعف خود و همچنین همکارانشان را شناسایی کنند. این به افراد کمک می‌کند تا تشخیص دهند که انجام هر کاری به تنهایی شدنی نیست و مشارکت چقدر می‌تواند سودمند باشد.
• این ماموریت را فراموش نکنید. یکی از بزرگ‌ترین دلایلی که سازمان‌ها را دوباره به رقابت برمی‌گرداند این است که آن‌ها از مأموریت سازمان و ارزش‌های فردی عمیق‌ترشان جدا می‌شوند. وقتی فردی با چرای خود ارتباط برقرار می‌کند، برای مثال، چرا به استخدام این شرکت درآمده‌ام، تمرکز بر آن هدف بزرگ‌تر آسان‌تر می‌شود.

​

مشارکت با ESM چه ارتباطی دارد؟

مدیریت خدمات سازمانی کارآمد هم به تقویت و هم افزایی در مشارکت کمک می‌کند. ESM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمرکز خود را بر روی end-to-end و پشتیبانی از ارزش و نتایج سازمان متمرکز کنند. اگر ESM به خوبی انجام شده باشد، به وضعیت برد-برد در مشارکت کمک می‌کند. نه تنها سازمان از مزایای مشارکت بهره‌مند می‌شود‌، بلکه افراد و بخش‌های مختلف سازمان هم تشخیص می‌دهند که چگونه با مشارکت موثر با دیگران در این موفقیت سهیم هستند. ESM خوب همچنین راه را برای اتوماسیون گردش کار‌، قابلیت اطمینان و سازگاری فرآیند کسب و کار و اندازه گیری عملکرد end-to-end هموار می‌کند.

استقبال از مشارکت؛ نه همکاری

سازمانها اغلب به اشتباه متمرکز بر همکاری هستند‌، نه مشارکت. آنها به سادگی بر روی استفاده از ابزار یا فقط اجرای روشهای مدیریت خدمات در بخشهای مختلف سازمان تمرکز می‌کنند. برای جلوگیری از این امر، از این روش‌های نقشه‌برداری برای شناسایی نیازها و فرصت‌های مشارکت استفاده کنید:

• نقشه سفر مشتری: نقشه سفر مشتری چگونگی تجربه مشتری از سازمان شما را نشان می‌دهد. آنها هر تعامل بین مشتری و سازمان را مشخص و نشان می‌دهند که در هر مرحله چه بخشهایی درگیر هستند و زمینه‌های بالقوه مشارکت را نشان می‌دهند.
• نقشه‌های جریان ارزش: نقشه جریان مقدار چگونگی جریان یافتن اطلاعات و کار از طریق یک سازمان را نشان می‌دهد. بیشتر جریانهای ارزشی در داخل سازمان بین مرزهای دپارتمانی وجود دارد که باز هم نیاز به مشارکت را نشان می‌دهد.
• نقشه‌های سفر کارمندان: نقشه سفر کارمندان مانند نقشه سفر مشتری است؛ اما از منظر کارمند به تجربه با سازمان نگاه می‌کند.

هر یک از این روش‌های نقشه‌برداری، راهنمایی‌های ارزشمندی را در بر دارد و مشارکت خوبی را برای بخش‌های مختلف سازمان در پی خواهد داشت.

 

ادامه این مقاله را در سایت گامادسک بخوانید.

​

10 قانون طلایی برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق

​

چه چیزی یک مدیر خوب را می‌سازد؟ برای برخی، مدیریت به معنای کنترل کردن و در اختیار داشتن است. در حالی که برای برخی دیگر همه چیز از جمله کنترل کردن به رهبری مربوط می‌شود. بحث‌های شدیدی درباره این وجود دارد که آیا مدیریت به عنوان یک مهارت متولد می‌شود یا کسب شده است.

​

عواملی مانند کاریزما‌، شخصیت‌، توانایی انجام دادن چندین وظیفه و داشتن یک دید ثابت، از جمله مواردی است که ما به طور طبیعی در مدیران دیده‌ایم. مدیران می‌توانند منبع خوبی برای ایجاد انگیزه یا یک منبع ناامیدی در محل کار باشند. آخرین گزارش گالوپ تخمین می‌زند که 75٪ از کارمندان آمریکایی، کار فعلی خود را به دلیل داشتن یک رئیس یا سرپرست بد، ترک کرده‌اند و حتی به شغلی پایین‌تر از شغل قبلی خود در جایی دیگر مشغول به کار هستند. بر اساس نظرسنجی WBI US Workplace Bullying، رئیسان منفعل، حدود 61٪ از محل کار را تشکیل می‌دهند.

داشتن دید کلی از تیم یا سازمان، به عهده یک مدیر است و این وظیفه شماست که اطمینان حاصل کنید که این دید به صورت درست و منطقی و موثر ارائه می‌شود یا خیر. این به معنای ایجاد تعادل بین تعهدات کاری و شخصی و همچنین افراد تحت نظر شما و انتظارات مدیریت ارشد از کارکنان است.

مدیران لزوماً یک رهبر متولد نمی‌شوند اما رهبران خوب غالباً مدیران عالی را پرورش می‌دهند. زیرا آنها ویژگی نظارت صحیح در حد عالی را می‌فهمند. این مقاله ده نکته طلایی برای داشتن یک مدیر خوب و ایجاد یک فرهنگ تیمی ‌منسجم و ارائه نتایج استثنایی ارائه می‌دهد.

شماره 1: بهبود دهید و آنگاه، پیشرفت را مشاهده خواهید کرد

اگر بتوانید اعضای تیم خود و قابلیت‌های آنها را بهبود ببخشید (یعنی آنها را برای موفقیت آماده کنید)، قطعا آنها بهترین نتیجه را به شما در آینده‌ای نزدیک می‌دهند. برای یادگیری اینکه چگونه یک مدیر خوب باشید، می‌توانید از هدایت کردن، الگو و ایده‌برداری، آموزش و آماده سازی دیگران برای آینده‌ای بزرگ، شروع کنید.

شماره 2: یک مدیر خوب همیشه گوش می‌دهد و ارتباط برقرار می‌کند

رهبرانی که گوش نمی‌دهند سرانجام توسط افرادی احاطه می‌شوند که حرفی برای گفتن ندارند.

اندی استنلی‌

گوش دادن ممکن است کلمه‌ای کلیشه‌ای یا مفهومی‌ مبهم به نظر برسد. به عنوان یک مدیر‌، باید تعادل بین آموزش دادن و گوش دادن به بازخوردها را مدنظر قرار دهید. قرار گرفتن در این موقعیت به معنای داشتن دانش یکنواختی نیست؛ بلکه ویژگی تصمیم‌گیری شما زمانی که گوش ندهید، متوقف می‌شود. در حالی که شما باید جهت کلی این چشم‌انداز را فراهم کنید. البته کارمندان و افراد زیر نظر شما کسانی هستند که چشم‌انداز را زنده می‌کنند. اگر گوش ندهید‌، احتمال زیادی وجود دارد که از روند و پیشرفت این چشم‌انداز جدا شوید.

شماره 3: مدیران عالی با تیم خود همکاری می‌کنند

مدیر بودن یعنی پرتلاش بودن در کار و همچنین تلاش برای ایجاد تعادل بین اهداف شخصی، شرکتی و تیمی. همیشه احتمال وارد شدن به شرایطی غیرعادی وجود دارد؛ به خصوص که مسئولیت اعضای تیم با شما باشد و مهلت تعیین شده نیز وجود داشته باشد. انجام کارها با کمک سایر اعضای تیم آسانتر می‌شود و مکانیسم پشتیبانی را در شرایط فشار بالا، بهبود می‌بخشد.

شماره 4: مدیریت موثر به معنای مسئولیت‌پذیری است

اکثر مدیران جدید، زمانی مسئولیت امور را برعهده می‌گیرند که کار مربوطه، به درستی پیش نرفته است. به عنوان مثال، پروژه‌ای که طبق برنامه پیش نرفته است و یا مهلت انجام پروژه به اتمام رسیده است یا پروژه تحویل داده نشده است، مسئولیت‌پذیری را دشوار می‌پذیرند. سناریو هرچه باشد، بسیار مهم است که به عنوان مدیر جدید، خود را به همان استانداردهای بالایی که سایر اعضای تیم دارند، برسانید.

اگر این یک تلاش تیمی ‌ناموفق بود، اولین کسی باشید که مسئولیت را به عهده می‌گیرد؛ نه این که دیگران را سرزنش کنید و تقصیر را گردن دیگران بیندازید. این کار باعث می‌شود کارمندان به شما احترام بگذارند و همچنین در آینده در کنار شما بایستند.

شماره 5: پیشگام حل مسئله باشید

مدیر و رهبری کردن برای حل مشکلات در مهمترین زمانها، نیاز به تمایل دارد. در بیشتر مواقع، معمولاً مدیران تمایل دارند که مسئولیت را به کارمندان منتقل کنند؛ خصوصاً وقتی کارها طبق برنامه پیش نرود. برخی از مدیران هنگامی‌که نتایج مثبتی حاصل می‌شود، تا حدی این نتایج مثبت را به نام خود می‌زنند. حل مشکلات مستلزم این است که شما در خط مقدم پاسخگویی باشید. حتی وقتی شرایط سخت است.

شماره 6: بدانید که چگونه استعدادی را تشخیص دهید و بر این اساس کار خود را انجام دهید

سه نوع مدیر وجود دارد؛ کسانی که سعی می‌کنند همه کارها را انجام دهند، کسانی که هیچ کاری انجام نمی‌دهند و کسانی که فقط مسئولیت‌های خود را به عهده دارند. مدیر عالی بودن به معنای زود خواندن استعداد کسی و استفاده از توانایی فردی او است.

شماره 7: همیشه دستاوردها را بشناسید

با شناخت استعدادها و صحبت در مورد دستاوردها، انسجام تیم خود را افزایش می‌دهید. اگر فرد برجسته‌ای در تیم شما وجود دارد‌، سریع به آن ویژگی شخص مورد نظر، اشاره کنید. این کار نه تنها برای تقویت روحیه آن شخص بلکه برای تحریک بقیه اعضای تیم به منظور پیشرفت کردن، موثر است.

​

ادامه این مقاله را در سایت گامادسک مطالعه فرمایید.

​

قانون پارکینسون

چرا وقتی انجام پروژه‌ای را یکساله تعریف می‌کنیم، در یک سال انجام می‌شود و اگر همان را هشت ماه تعیین کنیم در هشت ماه انجام می‌شود؟

چرا وقتی برای انجام کاری یک ساعته، سه ساعت وقت داریم انجام آن سه ساعت طول می کشد؟ پاسخ همه این سوالات در “قانون پارکینسون” نهفته است.

قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و مضمون آن این است که هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد. نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل نورث‌کوت پارکینسون گرفته شده است. این قانون زمینه گسترش بی‌رویه بوروکراسی را بیان می‌کند. طبق قانون پارکینسون کارها مدام به بعد موکول می‌شوند تا بالاخره اضطرار باعث انجام آنها شود.

نمونه بارز قانون پارکینسون در زندگی ما، موکول کردن انجام تکالیف به روزهای پایانیِ مهلت تحویل کار است. وقتی اسیر این قانون می‌شویم در بخش اول کار که با پشت گوش انداختن‌های مدام همراه است، بهره‌‌وری پسیار پایینی داریم و آنچه در آخر و به‌اجبار انجام می‌دهیم نیز چندان غرورآفرین نیست.

راه‌هایی برای شکست دادن قانون پارکینسون

بخش‌بندی کارها

همیشه سعی کنید وظایف و کارهای مختلف را به بخش‌هایی تقسیم کنید. اغلب وقتی کارهای زیادی به سرتان می‌ریزد و برای انجام آنها فرصت زیادی دارید، سر‌و‌کله‌ی قانون پارکینسون پیدا می‌شود. برای هر کار و وظیفه‌ای که برعهده دارید، قلمرو و محدوده‌ی زمانی تعیین کنید. باید تصمیم بگیرید که چه کارهایی را و در چه زمانی لازم است انجام بدهید. این بخش‌بندی و تقسیم کارها نوعی برنامه‌ریزی عملی محسوب می‌شود. در برنامه‌ریزی خود زودترین زمان ممکن را برای شروع هر بخش از کار در نظر بگیرید. به این شکل می‌توانید قانون پارکینسون را دور بزنید و با تقسیم‌بندی کارها و برنامه‌ریزی از امروز و فردا کردن دور بمانید.

مدیریت کن

در واقع باید بتوانیم اوضاع را مدیریت کنیم. باید خود را بشناسیم و بدانیم که فشار کار باعث ایجاد استرس در ما می‌شود یا خیر. فرض کنید از تلاش زیاد در زمان محدود لذت می‌برید و اینکه مجبور باشید در طی یک روز همه چیز را برنامه‌ ریزی، هماهنگ و اجرا کنید برای‌تان خوشایند است و به همین دلیل است که از قانون پارکینسون پیروی می‌کنید؛ هیچ مشکلی نیست اما باید در نظر داشته باشید که با واگذاری کارها به زمان محدود، ممکن است در دام اتفاقات پیش‌بینی‌نشده اسیر شوید. به هر حال دوری از تله‌ی پارکینسون و مدیریت فشار، استرس و زمان، نتایج درخشان‌تری به دنبال خواهد داشت. اگر کاری را که به شما محول می‌شود بلافاصله بعد از شروع ضرب‌الاجل تعیین‌شده آغاز کنید، حین انجام آن آرامش بیشتری خواهید داشت؛ ضمن اینکه در وقت باقی‌مانده فرصت دارید کار را بررسی و نواقص احتمالی آن را رفع کنید.

شناخت معنای پایان

تخمین زمان پایان کار همیشه آسان نیست. هرقدر کمال‌گراتر و ایده‌آل‌گراتر باشید امکان اسارت‌تان در قانون پارکینسون بیشتر خواهد بود. زیرا در این‌صورت همیشه چیزی برای تکمیل و تغییر می‌بینید و باز هم زمان بیشتری برای انجام هر فعالیت در نظر می‌گیرید. نکته‌ی مهم این است که به‌جای تمرکز بر کمیت کار انجام‌شده مثلا تعداد ساعات یا صفحاتی که مطالعه کرده‌اید به کیفیت بالاتر بیندیشید؛ وقتی در مورد کیفیت به نتیجه‌ی مطلوب رسیدید یعنی در خط پایان قرار گرفته‌اید. باید بدانید خط پایان کجاست تا از اضافه‌کاری مصون باشید.

تعیین مرزهای مشخص

 

برای اینکه از قانون پارکینسون در امان باشید و کارها را زودتر تمام کنید، سعی کنید تا جایی که می‌شود در هر زمان مشخص تنها به یک کار بپردازید و از حواس‌پرتی‌های مختلف به دور باشید. به این منظور باید برای هر کار مرز مشخصی تعیین کنید. محدوده‌های زمانی مشخص باعث افزایش بهره‌وری و اثربخشی شما می‌شود. مثلا برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌های خود فقط ۵ دقیقه زمان اختصاص بدهید. پاسخ‌های شما به افراد و پیام‌ها نیز باید محدود و مشخص باشد.

خود را تغییر دادن

اختصاص محدوده‌‌ی زمانی به فعالیت‌های مختلف باعث می‌شود مغز در یافتن راه‌هایی برای انجام امور در زمان کم مهارت پیدا کند. هنگام برنامه‌ریزی هیچگاه نقاط فراری را برای قانون پارکینسون در نظر نگیرید؛ وگرنه در دام این قانون خواهید افتاد. برنامه‌ی زمان‌بندی شما برای انجام هر فعالیتی باید واقع‌بینانه و انجام‌شدنی باشد. سعی کنید زمان لازم را به‌درستی برآورد کنید و به آن پایبند باشید.

تعیین جایزه برای سرعت عمل

یکی از دلایل رواج قانون پارکینسون در هر کسب‌وکاری این است که معمولا برای به پایان رساندن زودتر از موعد کارها یا سرعت عمل افراد انگیزشی در کار نیست. برای انجام کارها امتیاز و پاداش در نظر بگیرید. مثلا به خود بگویید اگر این کار را در زمان موردنظر تمام کنم و به نتیجه برسانم، می‌توانم کمی استراحت کنم، به هواخوری بروم یا در اینترنت چرخی بزنم و خستگی درکنم. یادتان باشد این پاداش و جایزه را تنها در صورتی برای خود در نظر بگیرید که به نتیجه‌ی مطلوب و موردنظرتان برسید و صرفا گذراندن زمان و نرسیدن به نتیجه مشمول جایزه نخواهد بود.

شناسایی گام بعدی

گاهی اوقات بیش از حد به انجام کاری می‌پردازیم و برای آن وقت می‌گذاریم. علت این است که نمی‌دانیم در گام بعدی باید چه کنیم. برای رفع این مشکل باید همیشه هنگام برنامه‌ریزی‌ یادتان باشد که پس از اتمام کار و فعالیت فعلی، کارهای دیگری برای انجام دادن دارید و در واقع توقفی در کار نیست.

استفاده از قانون پارکینسون با تغییر بازی

اگر از سازو کار قانون پارکینسون به‌خوبی آگاه باشید، به‌سادگی می‌توانید در مقابل آن بایستید و حتی از کارکرد آن به نفع خود بهره ببرید. بعضی کارها همت و برنامه‌ریزی فوق‌العاده‌ای می‌خواهد و ترس از آنها باعث بروز قانون پارکینسون می‌شود. در این حالت باید در مورد چنین فعالیت‌هایی قاطعانه اطلاع‌رسانی عمومی کنید. به همه درباره‌ی این هدف بگویید طوری که دیگر از ترس آبروی‌تان هم که شده برای رسیدن به هدف‌تان تلاش کنید و در مدت زمانی که اعلام کرده‌اید، به آن دست بیابید.