مدیریت دارایی در فناوری اطلاعات (که به عنوان ITAM نیز شناخته می‌شود) فرآیند اطمینان از شمارش اموال، استقرار، نگهداری و به‌روزرسانی داراییهای سازمان است. به زبان ساده، این اطمینان به شما داده می‌شود که موارد ارزشمند، ملموس و نامحسوس در سازمان شما ردیابی و استفاده می‌شود.
دارایی در IT به چه معناست؟
به عنوان یک تعریف ساده، یک دارایی IT شامل سخت‌افزار، سیستم‌های نرم‌افزاری یا اطلاعاتی است که سازمان ارزشمند است. در بخش IT Atlassian، مهمترین دارایی ما رایانه‌ها و مجوزهای نرم‌افزاری است که به ما در ساخت، فروش و پشتیبانی نرم‌افزار و سرورهایی که میزبان آنها هستیم، کمک می‌کند.
داراییهای IT، دارای یک دوره استفاده محدود هستند. برای این که هر سازمانی از حداکثر عمر دارایی خود استفاده کند، باید چرخه عمر دارایی IT را به طور فعالانه مدیریت کرد. هر سازمانی ممکن است مراحل منحصر به فردی از این چرخه عمر را تعریف کند، اما به طور کلی شامل برنامه‌ریزی، خرید، استقرار، نگهداری و بازنشستگی دارایی است. بخش مهمی از مدیریت دارایی IT استفاده از فرآیند در تمام مراحل چرخه عمر برای درک کل هزینه مالکیت و بهینه‌سازی استفاده از دارایی‌ها است.
در گذشته، بخش فناوری اطلاعات سازمانها، قادر به کنترل داراییهای حوزه خود بودند. اکنون، عملکرد مدیریت دارایی یک سازمان فراتر از سخت‌افزار و نرم‌افزار حوزه خود رفته است. نرم‌افزارهای پولی یا اشتراکی، انتظار کارمندان برای شخصی سازی ابزار یا نرم‌افزاری که با آنها کار می‌کنند، چالش‌های جدید مدیریت دارایی را ارائه می‌دهند. روش کار تیم‌های مدرن، مستلزم انعطاف پذیری تیم‌های IT و انطباق با روند مدیریت دارایی خود، جهت ایجاد بهترین تجارت می‌باشد.
همانطور که تیم‌های مختلف تلاش می‌کنند تا با ابزاری متناسب با نیازهای خودشان کار کنند، مدیریت دارایی حتی بخش مهمتری از استراتژی کلی سازمان است و اطلاعات به روز را برای کاهش خطرات و هزینه‌ها فراهم می‌کند. یک فرآیند مدیریت دارایی هنگام بهینه‌سازی بودجه‌ها، پشتیبانی از مدیریت چرخه عمر دارایی و تصمیماتی که کل سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد، یک منبع واحد از واقیعت‌ها را نشان می‌دهد.
همچنین تیم‌های خارج از بخش IT شروع به پذیرفتن مدیریت خدمات می‌کنند، مدیریت دارایی برای بخشهای مختلف یک شرکت یا سازمان، مهم شده است. حتی بسیاری سازمانها از نرم‌افزار مدیریت دارایی برای مدیریت مواردی مانند ناوگان، بیمه و شرکت ساخت ابزارهای موسیقی، استفاده می‌کنند.
چرا مدیریت دارایی IT مهم است؟
تهیه یک منبع واحد از اطلاعات واقعی
هیچ شخص واحدی صاحب اموال داخل شرکت یا سازمان نیست و هیچ ابزار یا نرم‌افزاری وجود ندارد تا اطلاعات را جمع‌آوری و متمرکز کند که به طور طبیعی، هرج و مرج و عدم دقت را به دنبال دارد. تصمیم‌گیری آگاهانه دشوار است. حتی شرکت‌هایی وجود دارند که افراد فقط برای پیگیری داراییهای IT در آنها مشغول به کار می‌شوند که البته نرم‌افزارهای مخصوص باید این کار را انجام دهند.
بدون نیاز به صرف وقت و اهمیت مغز برای ردیابی مصنوعات، نظارت بر کاربرد و درک وابستگی‌ها، کارمندان فناوری اطلاعات می‌توانند تمرکز خود را بیشتر بر روی موارد مهم سازمان بگذارند. مدیریت دارایی نظم ایجاد می‌کند و منبع واحدی از حقیقت را برای تیم‌های فناوری اطلاعات، مدیریت و در نهایت کل سازمانها ارائه می‌دهد.
بهبود در استفاده و از رده خارج کردن قدیمی‌ها
مدیریت دارایی اطلاعات را به روز می‌کند که سبب می‌شود تیم‌ها بدانند که کدام اموال، از رده خارح شده‌اند که این استفاده از اموال را بهبود می‌بخشد. با کمک به جلوگیری از خریدهای غیرضروری و کاهش هزینه‌های صدور مجوز و پشتیبانی، مبالغ بسیاری پس‌‌انداز می‌شود. کنترل بیشتر همچنین رعایت سیاست‌های امنیتی و قانونی را اعمال می‌کند و خطرات را کاهش می‌دهد. پیامدهای مثبت بر هزینه‌ها و بهره وری به نفع کل سازمان است.
امکان بهره‌وری
با تغییر شکل و دیجیتالی شدن در نحوه عملکرد سازمانها، مدیریت دارایی مدرن فراتر از ردیابی لپ‌تاپ‌ها و موش‌ها است. تیم‌ها از اصول DevOps و SRE استقبال می‌کنند و برای اینکه بتوانند سریع عملکرد و خدمات جدید را بدون ایجاد خطر در قابلیت اطمینان به سرعت ارائه دهند، به فرایندها و ابزارهای مدیریت دارایی نیاز دارند.
گارتنر در گزارش Preparating Your IT Asset Management for 2020 خاطرنشان کرد که با توجه به افزایش اعتماد به سیستم عامل و خدمات زیرساختی، مدیریت موثر دارایی میتواند سازمانها را قادر به مدیریت مصرف “خدمات درخواستی” خود کند. با افزایش کنترل، دید و مسئولیت اختصاص داده شده، تیم‌ها می‌توانند از هزینه‌های غیر ضروری جلوگیری کنند
پشتیبانی از روشهای ITSM
مدیریت دارایی IT برای پشتیبانی از فرایندهای ITIL، از جمله مدیریت رخداد و مدیریت مشکلات بسیار حیاتی است. تیم IT، کل سازمان را قادر می‌سازد تا ابتکار عمل بیشتری داشته باشند. تیم‌ها می‌توانند با داشتن داده‌های مناسب در نوک انگشتان خود، با سرعت حرکت کنند و تأثیر تغییرات را قبل از وقوع پیش‌بینی کنند.
نرم‌افزار مدیریت دارایی IT
با افزایش اعتماد به نرم‌افزار، زیرساخت‌ها و خدمات سیستم‌عامل، یکی از موئلفه‌های کاهش هزینه‌ها، بهینه‌سازی هزینه‌های این خدمات است.
طبق تحقیقات گارتنر، بسیاری از سازمانها می‌توانند هزینه‌های خود را با بهترین نرم‌افزارهای مدیریت دارایی، تا 30 درصد کاهش دهند. همچنین گارتنر می‌گوید، بهینه‌سازی این کارها به صورت دستی کار سختی است و این به دانش تخصصی نیاز دارد که البته مقیاس بندی هم نمی‌شود.
شرکتهای بزرگ، به ابزار SAM (نرم‌افزار مدیریت دارایی) نیاز دارند. یک ابزار SAM میتواند فرآیندهای دستی را خودکار، تسریع و بهبود بخشد.
مدیریت دارایی با گامادسک
بدون صرف وقت زیاد برای جمع آوری اطلاعات سیستم‌ها شما می توانید با استفاده از امکان “اسکن خودکار تجهیزات” به راحتی و در کمترین زمان شناسنامه تجهیزات دستگاههای داخل شبکه خود را جمع آوری کنید. مزیت این روش علاوه بر ذخیره زمان و انرژی شما، دقت بالای جمع آوری اطلاعات می‌باشد.
همچنین این ویژگی گاما به شما گزارشی برای مقایسه اسکن‌های جدید با اسکن قبلی می‌دهد که به راحتی می‌توانید تغییرات شناسنامه‌ای اسکن‌های جدید با اسکن قبلی می‌دهد که به راحتی می‌توانید تغییرات شناسنامه‌ای تجهیزات خود را مدیریت نمایید. اسکن تجهیزات گاما بصورت هوشمند تغییرات را ازطریق “اعلانها ” به شما نمایش می‌دهد.
منبع: گامادسک
