قانون پارکینسون

چرا وقتی انجام پروژه‌ای را یکساله تعریف می‌کنیم، در یک سال انجام می‌شود و اگر همان را هشت ماه تعیین کنیم در هشت ماه انجام می‌شود؟

چرا وقتی برای انجام کاری یک ساعته، سه ساعت وقت داریم انجام آن سه ساعت طول می کشد؟ پاسخ همه این سوالات در “قانون پارکینسون” نهفته است.

قانون پارکینسون مفهومی رایج در مدیریت است و مضمون آن این است که هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده، طول می‌کشد. نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل نورث‌کوت پارکینسون گرفته شده است. این قانون زمینه گسترش بی‌رویه بوروکراسی را بیان می‌کند. طبق قانون پارکینسون کارها مدام به بعد موکول می‌شوند تا بالاخره اضطرار باعث انجام آنها شود.

نمونه بارز قانون پارکینسون در زندگی ما، موکول کردن انجام تکالیف به روزهای پایانیِ مهلت تحویل کار است. وقتی اسیر این قانون می‌شویم در بخش اول کار که با پشت گوش انداختن‌های مدام همراه است، بهره‌‌وری پسیار پایینی داریم و آنچه در آخر و به‌اجبار انجام می‌دهیم نیز چندان غرورآفرین نیست.

راه‌هایی برای شکست دادن قانون پارکینسون

بخش‌بندی کارها

همیشه سعی کنید وظایف و کارهای مختلف را به بخش‌هایی تقسیم کنید. اغلب وقتی کارهای زیادی به سرتان می‌ریزد و برای انجام آنها فرصت زیادی دارید، سر‌و‌کله‌ی قانون پارکینسون پیدا می‌شود. برای هر کار و وظیفه‌ای که برعهده دارید، قلمرو و محدوده‌ی زمانی تعیین کنید. باید تصمیم بگیرید که چه کارهایی را و در چه زمانی لازم است انجام بدهید. این بخش‌بندی و تقسیم کارها نوعی برنامه‌ریزی عملی محسوب می‌شود. در برنامه‌ریزی خود زودترین زمان ممکن را برای شروع هر بخش از کار در نظر بگیرید. به این شکل می‌توانید قانون پارکینسون را دور بزنید و با تقسیم‌بندی کارها و برنامه‌ریزی از امروز و فردا کردن دور بمانید.

مدیریت کن

در واقع باید بتوانیم اوضاع را مدیریت کنیم. باید خود را بشناسیم و بدانیم که فشار کار باعث ایجاد استرس در ما می‌شود یا خیر. فرض کنید از تلاش زیاد در زمان محدود لذت می‌برید و اینکه مجبور باشید در طی یک روز همه چیز را برنامه‌ ریزی، هماهنگ و اجرا کنید برای‌تان خوشایند است و به همین دلیل است که از قانون پارکینسون پیروی می‌کنید؛ هیچ مشکلی نیست اما باید در نظر داشته باشید که با واگذاری کارها به زمان محدود، ممکن است در دام اتفاقات پیش‌بینی‌نشده اسیر شوید. به هر حال دوری از تله‌ی پارکینسون و مدیریت فشار، استرس و زمان، نتایج درخشان‌تری به دنبال خواهد داشت. اگر کاری را که به شما محول می‌شود بلافاصله بعد از شروع ضرب‌الاجل تعیین‌شده آغاز کنید، حین انجام آن آرامش بیشتری خواهید داشت؛ ضمن اینکه در وقت باقی‌مانده فرصت دارید کار را بررسی و نواقص احتمالی آن را رفع کنید.

شناخت معنای پایان

تخمین زمان پایان کار همیشه آسان نیست. هرقدر کمال‌گراتر و ایده‌آل‌گراتر باشید امکان اسارت‌تان در قانون پارکینسون بیشتر خواهد بود. زیرا در این‌صورت همیشه چیزی برای تکمیل و تغییر می‌بینید و باز هم زمان بیشتری برای انجام هر فعالیت در نظر می‌گیرید. نکته‌ی مهم این است که به‌جای تمرکز بر کمیت کار انجام‌شده مثلا تعداد ساعات یا صفحاتی که مطالعه کرده‌اید به کیفیت بالاتر بیندیشید؛ وقتی در مورد کیفیت به نتیجه‌ی مطلوب رسیدید یعنی در خط پایان قرار گرفته‌اید. باید بدانید خط پایان کجاست تا از اضافه‌کاری مصون باشید.

تعیین مرزهای مشخص

 

برای اینکه از قانون پارکینسون در امان باشید و کارها را زودتر تمام کنید، سعی کنید تا جایی که می‌شود در هر زمان مشخص تنها به یک کار بپردازید و از حواس‌پرتی‌های مختلف به دور باشید. به این منظور باید برای هر کار مرز مشخصی تعیین کنید. محدوده‌های زمانی مشخص باعث افزایش بهره‌وری و اثربخشی شما می‌شود. مثلا برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌های خود فقط ۵ دقیقه زمان اختصاص بدهید. پاسخ‌های شما به افراد و پیام‌ها نیز باید محدود و مشخص باشد.

خود را تغییر دادن

اختصاص محدوده‌‌ی زمانی به فعالیت‌های مختلف باعث می‌شود مغز در یافتن راه‌هایی برای انجام امور در زمان کم مهارت پیدا کند. هنگام برنامه‌ریزی هیچگاه نقاط فراری را برای قانون پارکینسون در نظر نگیرید؛ وگرنه در دام این قانون خواهید افتاد. برنامه‌ی زمان‌بندی شما برای انجام هر فعالیتی باید واقع‌بینانه و انجام‌شدنی باشد. سعی کنید زمان لازم را به‌درستی برآورد کنید و به آن پایبند باشید.

تعیین جایزه برای سرعت عمل

یکی از دلایل رواج قانون پارکینسون در هر کسب‌وکاری این است که معمولا برای به پایان رساندن زودتر از موعد کارها یا سرعت عمل افراد انگیزشی در کار نیست. برای انجام کارها امتیاز و پاداش در نظر بگیرید. مثلا به خود بگویید اگر این کار را در زمان موردنظر تمام کنم و به نتیجه برسانم، می‌توانم کمی استراحت کنم، به هواخوری بروم یا در اینترنت چرخی بزنم و خستگی درکنم. یادتان باشد این پاداش و جایزه را تنها در صورتی برای خود در نظر بگیرید که به نتیجه‌ی مطلوب و موردنظرتان برسید و صرفا گذراندن زمان و نرسیدن به نتیجه مشمول جایزه نخواهد بود.

شناسایی گام بعدی

گاهی اوقات بیش از حد به انجام کاری می‌پردازیم و برای آن وقت می‌گذاریم. علت این است که نمی‌دانیم در گام بعدی باید چه کنیم. برای رفع این مشکل باید همیشه هنگام برنامه‌ریزی‌ یادتان باشد که پس از اتمام کار و فعالیت فعلی، کارهای دیگری برای انجام دادن دارید و در واقع توقفی در کار نیست.

استفاده از قانون پارکینسون با تغییر بازی

اگر از سازو کار قانون پارکینسون به‌خوبی آگاه باشید، به‌سادگی می‌توانید در مقابل آن بایستید و حتی از کارکرد آن به نفع خود بهره ببرید. بعضی کارها همت و برنامه‌ریزی فوق‌العاده‌ای می‌خواهد و ترس از آنها باعث بروز قانون پارکینسون می‌شود. در این حالت باید در مورد چنین فعالیت‌هایی قاطعانه اطلاع‌رسانی عمومی کنید. به همه درباره‌ی این هدف بگویید طوری که دیگر از ترس آبروی‌تان هم که شده برای رسیدن به هدف‌تان تلاش کنید و در مدت زمانی که اعلام کرده‌اید، به آن دست بیابید.

برای رشد مشاغل آموزشی خود از COBIT استفاده کنید

مروزه محیط دیجیتالی به سرعت در حال تغییر است و چارچوب COBIT ISACA برای کمک به شرکت‌ها در درک چگونگی بدست‌آوردن ارزش و مدیریت ریسک مربوط به اطلاعات و فناوری طراحی شده است. رویکرد COBIT به‌جای ارائه راهنمایی‌های دقیق و عمیق برای متخصصان حوزه خاص، مجموعه‌ای از اهداف را باید تحقق بخشد. رویکرد COBIT، برای هر شخصی در هر سطح مدیریتی و برای هر شرکتی در همه ابعاد اعم از تجاری، غیرانتفاعی یا در بخش دولتی، ارائه می‌دهد.

بر اساس تجزیه و تحلیل تمام استانداردهای موجود، چارچوبها و شیوه‌های خوب پذیرفته شده، COBIT یک زبان مشترک را در سطح کاری که باید بصورت استراتژیک برای پوشش کل دامنه استفاده یک شرکت از فناوری انجام دهد، فراهم می‌کند. این حوزه شامل کل مشاغل، کارکردهای فناوری اطلاعات و ارائه دهندگان فناوری می‌باشد. (هرآنچه برای مدیریت و مدیریت مؤثر اطلاعات و فناوری لازم است ارائه می‌دهد). ارائه غیر فنی در سطح بالای آن، مدیران را قادر می‌سازد بدون توجه به دانش‌های متخصصان فنی، آنچه را لازم است درک کنند.

برای اطلاعات بیشتر، این مطالب به منابع دقیق‌تری مانند ITIL و TOGAF نیاز است. مدل‌های اندازه‌گیری‌، ابزارهایی هستند که برای نظارت بر عملکرد مدیریت ارائه می‌دهند

درباره COBIT

COBIT در طی 20 یا چند سال گذشته به یکی از مفیدترین چارچوبها در زمانی تبدیل شده است که هرگز تمرکز بیشتری از سوی رهبران تجارت روی استفاده از فناوری وجود نداشته است. این کمک می‌کند تا با از بین‌بردن موضوعات مهم از جمله امنیت، معماری، مدیریت تغییر و مدیریت ارزش، سایر شیوه‌ها را به درستی در ذهن مدیریت قرار دهید. این فرصتهای آموزشی نه‌تنها برای COBIT بلکه برای سایر روشهای کلیدی را نیز گسترش داده است. متاسفانه، COBIT همیشه در بازار به خوبی درک نشده است. میراث ISACA باعث شده است که برخی معتقدند COBIT فقط یک چارچوب حسابرس است.

تأکید بر GRC در سالهای اخیر به این درک منجر شده است که COBIT یک چارچوب انطباق به‌ویژه در آمریکای‌شمالی است. ممکن است فرصت‌های آموزش COBIT از دست رفته باشد زیرا ما اغلب خودمان را محدود به نقش‌های فنی تکنیکی IT می‌کنیم و احتمالاً ارزش آن را که COBIT ارائه می‌دهد، به‌درستی توضیح نداده‌ایم. استفاده از فناوری در مقایسه با تنها چند سال پیش، فراتر رفته است. اکنون ما در مورد رباتیک، هوش مصنوعی، پهپادها و تجزیه و تحلیل داده‌ها و لزوم رسیدگی به مقادیر زیادی از اطلاعات در شبکه‌ها و ابر (cloud) صحبت می‌کنیم. شرکت‌ها از توسعه و مدیریت نرم‌افزار و زیرساخت‌ برنامه‌ها و خدمات تجاری در ابر (cloud) دور می‌شوند.

 دپارتمانهای فناوری اطلاعات در حال کاهش هستند و طیف گسترده‌ای از متخصصان در زمینه استفاده از فناوری‌ارتقاء، برای ارزش تجاری مهارت دارند. فرصت‌های جدید آموزشی با نقش آفرینان جدید در مشاغل ظاهر می‌شوند که باید درک بیشتری از نحوه مدیریت فناوری و اطلاعات داشته باشند. سرانجام، شرکت‌های آموزشی، مؤسسات امتحانی و خود مربیان ممکن است با تمرکز بیش از حد بر امتحانات و گواهینامه‌ها به جای تبیین ارزش تجاری شیوه‌ها و راهنمایی در تصویب و بهبود استراتژیک در کلا‌س‌های آموزشی، به درک بازار از ارزش COBIT و سایر چارچوبها کمک نکنند. گواهینامه‌های مبتنی بر آموزش فقط چند روزه، برخی از متخصصان فن‌آوری را به اشتباه می‌اندازد که دوره دیده می‌تواند مدیریت را در کاهش ریسک، کمک کند.

COBIT، بر خلاف بسیاری از چارچوب‌های دیگر، چندین گواهینامه واقعی مرتبط ارائه شده توسط ISACA بسته به تمرکز حرفه‌ای مانند CGEIT برای مدیریت، CRISK برای ریسک، CISA برای حسابرسان و CISM برای امنیت دارد. این تصور غلط  در مورد COBIT وجود دارد که چنین گواهینامه‌هایی صرفا برای ارزشمندی متخصصان IT طراحی شده است. اما این تنها مواردی نیست که نیاز به آموزش داشته باشند. کاربران تجاری و مدیران نیز به آن احتیاج دارند. شرکت‌های موجود در این دو گروه که سالها از مشکلات ارتباطات مزمن رنج می‌برند، با استفاده از فناوری و اطلاعات به عنوان عناصر مهم موفقیت استراتژیک، توانایی بیشتری پیدا می‌کنند.

موقعیت یابی COBIT از لحاظ استراتژیک

• آن را در زمینه نیازهای تجاری قرار دهید. تمرکز فقط نباید روی توسعه CV یا شغلی شخصی یا حتی فقط مهارت باشد؛ بلکه باید تمرکز بر پیشرفت قابلیت‌های سازمانی نیز باشد.

• روی رانندگان مشاغل و خطرات متمرکز شوید. یک الگوی ارائه شده در COBIT با عنوان “اهداف آبشار” توسط یک ابزار پشتیبانی شده است که با پیوند روش‌های خوب به اهداف استراتژیک در سناریوهای مختلف، به برخی از خطرات مدیریت ارشد، کمک می‌کند.

• علل اصلی را مشخص کنید. همه ما می‌توانستیم در شناسایی دلیل چالش‌هایی که با آن روبرو شده بودیم، کار بهتری انجام دهیم. غالباً، این پاسخ حول محور اقدامات خوب پیروی نمی‌شود. چارچوب COBIT در هنگام جستجوی مشکلات مسئولیت پذیری، فرایند نابالغ، عدم کنترل خوب و نظم و انضباط و همچنین عدم مهارت در انجام همه این کارها، به اعمال صحیح و اندازه‌گیری بلوغ کمک می‌کند. راهنمایی COBIT غیر فنی و مدیریت محور است.

• بر اهمیت برقراری ارتباط COBIT به زبانی غیر فنی با تصمیم‌گیرندگان تأکید کنید. صرف نظر از پیچیدگی فنی آنچه مورد توجه است، خواه این معماری، امنیت یا هر موضوع دیگری باشد، از زبان ساده و اصطلاحات تجاری استفاده کنید.

 

تمرکز روی نکات کلیدی ذکر شده در بالا منجر به ایجاد خرید با مدیریت ارشد می‌شود. علاوه بر این، اهمیت مهارت‌های بالا و بالاتر را توجیه می‌کند. این موضوع، پرونده تجاری را ایجاد می‌کند و برای دستیابی به قابلیت‌های فناوری اطلاعات در سطح مدیریت موردنیاز، یک برنامه مناسب برای بهبود ایجاد می‌کند.

استراتژی برو به بازار

• زنجیره ارزش را با COBIT بالا ببرید. با افراد مناسب، که احتمالاً خریدار هستند صحبت کنید و روابط را در سطح مناسب برقرار کنید. در سطح هیئت مدیره و مجریه و همچنین در مورد کمیته‌های ریسک و حسابرسی بحث کنید. با CIO‌هایی کار کنید که اعتماد همکاران تجاری خود را داشته باشند.

• تمام ایده این است که برای پر‌کردن کرسی‌ها روی شرکت نه‌تنها روی دانش‌آموزان تمرکز کنید، بلکه با مدیریت و بخش‌های منابع انسانی نیز سر و کار داشته باشید.

• کلاس های COBIT برای ترکیب افراد تجاری از مدیریت عالی تا مدیران تجاری و متخصصان با مدیران IT، مناسب است.

• در صورت امکان، بر روی کلاس‌های داخلی تمرکز کنید تا به متن سازمان بپیوندید. برگزاری 5 الی 10 جلسه با مشتری‌ها به صورت خصوصی باعث می‌شود مهارت‌هایی که نیاز به یادگرفتن دارند را بهتر درک کنند. اغلب این جلسات، زبان آموزان را به ITIL ، TOGAF ، Cloud ، Security و غیره سوق می‌دهد.

 

رویکردی که نکات فوق را در بر می‌گیرد، مخاطب را گسترده‌تر می‌کند و به مدیریت ارشد اجازه می‌دهد ارزش چارچوب را ببیند (اغلب برای اولین بار). هنگامی که سطح ارزش را درک می‌کند، کل چرخه آموزش بیشتر می‌تواند یک پیشرفت طبیعی باشد. لازم به توضیح است که هدف صدور گواهینامه، آموزش است. در این روند، اعتماد بیشتری به مربیان ایجاد می‌شود.

مزایای سازمانی را بفروشید

قوانین طلایی فروش

• اگر نیاز واقعی وجود نداشته باشد، نباید آموزش داشته باشد. دردهای IT و مواردی را که ممکن است مورد علاقه باشد، شناسایی کنید.

• گزاره‌های مقاومت‌ناپذیر (ریسک‌پذیری بالا) نیاز به اتخاذ شیوه‌های بهتری را ایجاد می‌کند. نحوه آموزش COBIT به حل نیازهای تجاری کمک می‌کند.

• فروش را ببندید. کارگاه‌هایی که ارزش آموزش را روشن می‌کنند و توضیح می‌دهند که چگونه ممکن است خطرات را به حداقل برساند، مزایای بدست‌آمده را نشان می‌دهد. اطمینان حاصل کنید که پس از فروش، پیگیری کنید و مشتری را رها نکنید و تعهد خود را برای نتایج اشتراکی نشان دهید.