این روزها که تمامی کشورها درگیر ویروس کرونا هستند و کشور ما هم از این موضوع مستثنا نیست، اهمیت Help Desk، نرم‌افزار Help Desk و دورکاری بر مدیران و کارشناسان واحد فناوری اطلاعات پوشیده نیست.
اکثر شرکتها و سازمانها نیاز اساسی برای راه‌اندازی نرم‌افزار Help Desk در مجموعه خود را احساس کرده و در تلاشند تا با انتخاب یک نرم‌افزار Help Desk مناسب، بتوانند نیاز مشتریان (کاربران) خود را برطرف کرده و بتوانند کاربران خود را راضی نگه دارند.
اهمیت فوق‌العاده دورکاری در شرکتها
یکی از مباحثی که در حال حاضر با طرفداران بسیاری همراه‌ست، مسئله دورکاری است. وجود ویروس کرونا این روزها باعث افزایش دورکاری و رعایت پروتکل‌های هرچه بیشتر بهداشتی شده است. اگرچه نمی‌خواهیم دورکاری را جایگزین شیوه‌کاری حضوری در آینده به حساب آورده و اعلام کنیم که همه افراد و شرکت ها باید به این شیوه رفتار کنند؛ با این حال این گزینه نیز باید در شرکت شما وجود داشته باشد.
درواقع نگاه شما نسبت به این مسئله باید به سمت حالتی اعتدالی برود. در غیر این صورت با مشکلات متعددی مواجه خواهید شد.
درواقع این امر نشان می‌دهد که شرکت از شرایط سنتی عبور کرده و استفاده کاملی را از تکنولوژی دارد. برای مثال شرکتی که به صورت دورکاری فعالیت می‌کند، بدون شک آگاهی کافی در رابطه با نحوه برگزاری یک وبینار را نیز خواهد داشت.
بخشی از اهمیت دورکاری
1- رعایت پروتکل‌های بهداشتی (دورکاری سبب رعایت بهداشت‌های فردی و اجتماعی می‌شود. همچنین با وجود قانون طرح فاصله‌گذاری هوشمند اجتماعی، نقش دورکاری پررنگ‌تر از قبل شده است).
2- کارآمدی کارمندان بیشتر خواهد شد (این امر که افراد مجبور نباشند که در ساعت خاصی در شرکت حاضر شده و خارج شوند، کمک خواهد کرد تا برنامه ریزی شخصی آنها اولویت اول قرار گیرد).
3- شما را برنده‌ی به روز نشان خواهد داد (جالب است بدانید که بسیاری از شرکتها از امکان دورکاری خود، به عنوان یک عامل افتخار یاد می‌کنند).
4- کارمندان رضایت بالاتری را خواهند داشت (ادامه فعالیت برای کارمندی که به تازگی مادر شده است، بسیار سخت و حتی غیرممکن خواهد بود. با این حال چنین کارمندی از طریق دورکاری می‌تواند هر دو بخش زندگی خود را به خوبی مدیریت کند).
5- امکان همکاری با هر فردی به وجود خواهد آمد (تصور این امر که فردی در یک شهر و یا کشور دیگر جزو کارمندان شما باشد، ممکن است کمی سخت به نظر برسد. با این حال دورکاری دقیقا این مزیت را به وجود خواهد آورد).
اهمیت HELP DESK
همانطور که در مقالات قبلی، Help Desk را تعریف کردیم و از اهمیت آن بر سازمانها گفتیم، نرم‌افزار Help Desk تماس‌های تکراری و پشت سر هم کاربران را حذف کرده و به آنها اجازه می‌دهد تا بتوانند به صورت لحظه‌ای و بدون تماس تلفنی از آخرین وضعیت درخواستهای خود مطلع شوند.
یک نرم‌افزار Help Desk به شما کمک می‌کند همه پرس‌و‌جو های مشتری‌ها را (صرف نظر از کانال ارتباطی) در یک جا داشته باشید، تیکت‌های ثبت شده رو دسته بندی کنید و می‌توانید با سرعت و کیفیت بالاتری به آنها رسیدگی کنید.
در نتیجه سرعت و کیفیت پاسخ‌دهی به مشتریان افزایش پیدا کرده و مشتریان راضی‌تری خواهید داشت. مضاف بر اینکه آرامش و آسایش بیشتری تجربه کردید و پروتکل‌های بهداشتی هم رعایت شده. Help Desk چه برای مشتریان چه برای کاربران داخلی و چه برای هر دو، می‌تواند برای تجارت شما مفید باشد. مانند هر رابطه، یکی از کلیدهای ماندگار، “برقراری ارتباط” است. یک تیم پشتیبانی Help Desk در دسترس قرار می‌گیرد تا مشتریان و کاربران بتوانند مسائل و مشکلات خود را در مورد محصولات یا خدمات یا سیستم داخلی برطرف کنند.
دلایل استفاده از HELP DESK
- رضایت مشتری
هنگامی که مشتریان راضی هستند، می‌توانید بگویید که Help Desk در حال حاضر برای تجارت شما سودمند بوده است. مشتریان خوشحال معمولاً به معنای افزایش درآمد هستند. زیرا این مشتریان، باز می‌گردند و حتی محصولات یا خدمات شما را به دیگران توصیه می‌کنند.
- کیفیت بهبود یافته
هنگامی که مشتریان برای پشتیبانی از Help Desk استفاده می‌کنند، به این شرکت فرصت داده می‌شود تا مسائل را بررسی کند و از اطلاعات برای بهبود کیفیت کالاها و خدمات استفاده کند.
- مهارت های پیشرفته برای کسانی که مسئولیت رسیدگی به مسائل را دارند
اعضای پرسنل در مناطق خود متخصص می‌شوند و از این طریق پاسخ‌های سریع و حل مسائل را ارتقا می‌بخشند
- پشتیبانی راحت‌تر
به کمک نرم‌افزار Help Desk، کارشناسان تیم پشتیبانی می‌توانند از یک محل به همه پرس‌و‌جو ها و مشکلات مطرح شده مشتری‌ها پاسخ بدهند و نیازی نیست بین ابزار‌های متعدد و کانال‌های ارتباطی مختلف سوئیچ کنند.
- مدیریت تیکت‌ها
کمک می‌کند که درخواستهای مشتری‌ها به صورت منظم و بدون درهم ریختگی دسته‌بندی و رسیدگی شود.
نرم‌افزار HELP DESK گاما
بدین منظور، نرم‌افزار Help Desk گاما یکی از قوی‌ترین نرم‌افزارهایی است که به مدیریت خدمات فناوری اطلاعات سازمان شما کمک می‌کند. همچنین این نرم‌افزار، منطبق با چارچوب ITIL طراحی شده است. نرم‌افزار گاما با گزارشهای مدیریتی و تصمیم‌ساز به مدیران فناوری اطلاعات کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را در خصوص مدیریت بهتر خدمات خود اتخاذ نمایند.
برخی از مهم‌ترین امکانات نرم‌افزار Help Desk گاما به شرح زیر می‌باشد:
- مدیریت درخواست (Request Fulfillment)
- مدیریت تجهیزات (Asset Management)
- مدیریت انبار (Inventory Management)
- مدیریت پایگاه دانش (Knowledge Base Managemet)
- مدیریت توافق‌نامه سطح خدمت (SLA Management)
- مدیریت سرویسهای دوره‌ای (PM)
برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار Help Desk گاما به بخش ویژگی‌های گاما و برای درخواست دمو (1 ماه به صورت کاملا رایگان) می‌توانید به صفحه‌ی درخواست دمو مراجعه کنید.
منبع: هلپ دسک گاما
