اگر می‌خواهید همکاری کارکنان را در میز خدمات فناوری اطلاعات خود در عملیات گسترده‌تر فناوری اطلاعات و در سراسر سازمان خود تقویت کنید، این مقاله برای شما مناسب است. در این مقاله، پنج مرحله کلیدی را برای بهبود عملیات و نتایج شما از طریق ایجاد محیط مناسب برای همکاری موثر بیان می‌کنیم.
مرحله 1: فشار را کاهش دهید و با همکاری سلف سرویس، فضایی را برای همکاری بیشتر ایجاد کنید
هنگامی‌که انتخاب توسط خود شخص به طور موثر اجرا می‌شود، می‌توان یکی از بهترین روش‌ها برای کاهش قابل توجه بار روی میز سرویس را نام برد.
در تجربه هورن بیل، هنگامی که سلف سرویس (انتخاب توسط شخص) با هدف اصلی بهبود تجربه خدمات کارکنان، به همراه دانش غنی، سوالات متداول و فیلم‌های آموزشی همراه با خودکار کردن کارهای ساده طراحی شده باشد، پذیرش کارکنان افزایش می‌یابد. به این ترتیب میز خدمات از کاهش حجم تیکت و توانایی رسیدگی به حوادث یا درخواستهای ورودی به ترتیب اولویت کسب و کار سود می‌برد.
پرسنل بخش پشتیبانی فناوری اطلاعات شما می‌توانند با صحبت و تبادل نظر درباره مسائل مربوط به فضاهای کاری مشارکتی، اطلاعات و تخصص خود را در تیکت‌ها به اشتراک بگذارند و با انجام کار، دانش حیاتی را به دست آورند. گسترش همکاری، فراتر از میز خدمات است.
مرحله 2: موانع همکاری را بشناسید
تحقیقاتی توسط Harvard Business Review (یک نشریه عمومی در زمینه مدیریت است) انجام شده است که در این تحقیقات، مجموعه‌ای از موانع همکاری موفق در سازمان‌ها را نشان می‌دهد. سه موانع اصلی همکاری موفق که توسط این تحقیق مشخص شده است عبارتند از:
- عدم سازماندهی مشخص و عدم همکاری بین دپارتمانی (67٪)
- ریسک نکردن (35٪)
- بدون هدف روشن از رهبری (32).
مرحله 3: تشخیص دهید که نقش رهبری بسیار مهم است
مقاله هاروارد Business Review به نام “هشت راه برای ایجاد تیم‌های مشارکتی” رفتار رهبران ارشد یک سازمان را، به عنوان یکی از مهمترین عواملی که باعث موفقیت در اتخاذ همکاری می‌شود، برجسته می‌کند.
موفق‌ترین رهبران کسانی هستند که در مراحل اولیه تغییر رویکرد سازمان خود به سمت همکاری، وظیفه‌گرا هستند، اهداف واضحی را بیان می‌کنند، در بحث‌ها شرکت می‌کنند و مسئولیت‌های اعضای تیم را مشخص می‌کنند. فرهنگ جدید نیاز به تقویت دارد.
مرحله 4: فناوری باید عامل تغییر باشد
امروزه، با همه‌گیری جهان از بیماری کرونا، فناوری اطلاعات باید به دو سئوال پاسخ دهد:
- چگونه می‌توانیم جلسات خود را به صورت مجازی برگزار کنیم و جایگزین جلسات فیزیکی کنیم؟
- چگونه بخش مدیریت می‌تواند از فناوری اطلاعات به نحوی استفاده کند که بتوان از تمامی‌ابزارها به منظور همکاری استفاده کرد تا به اکوسیستم کسب و کار، صدمه‌ای وارد نشود؟
مهمتر از همه، همکاری باید در کار هم گنجانده شود تا اطمینان حاصل شود که نقش اساسی در حمایت از فرایندهای کسب و کار به درستی ایفا می‌شود.
مرحله 5: مراقب مشکلات مشترک همکاری باشید
ما اغلب از مشاغل کسب و کارهای بزرگ می‌شنویم که ابتدا با موافقت اولیه، ابزارهای همکاری خود را راه‌اندازی می‌کنند اما بعد از مدتی، دیگر از این ابزارها استفاده نمیکنند. اعم از Microsoft Teams، Slack. این ابزارها “برنامه های مقصد” نیستند؛ یعنی ابزارهایی نیستند که کارکنان هنگام ورود به بازار کار از آنها استفاده کنند. متاسفانه اکثر مردم، برنامه مقصد اصلیشان، ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی است! یعنی فقط قادرند از ایمیل به عنوان ارسال و دریافت پیام و همکاری با همکارانشان استفاده کنند.
این تنها یکی از پنج مشکل کلیدی همکاری است که ما در مقاله فوق به آن توضیح دادیم. امیدوارم این به تفکر شما در مورد بهبود همکاری کمک کرده باشد.
منبع: گامادسک