در همه بخش‌های کسب و کار، برخی اصطلاحات وجود دارد که شما واقعاً مطمئن نیستید که معنا و مفهوم آنها را به طور کامل می‌دانید یا خیر. با این حال، وقتی صحبت از مدیریت رویداد می‌شود، تعریف آسان است. در هدف اصلی خود، مدیریت رویداد، فرآیند برنامه‌ریزی یک رویداد است که شامل هر نوع رویدادی می‌شود؛ چه بصورت حضوری، چه بصورت مجازی و چه بصورت ترکیبی.
دقیقاً مانند سایر اصطلاحات، دامنه هر پروژه و جزئیات ریز و درشت بسته به صنعت، اندازه شرکت و سایر موارد متفاوت است. بنابراین، مدیریت رویداد چیست؟
مدیریت رویداد، برنامه‌ریزی رویداد است
برنامه‌ریزی رویدادها با نامهای مختلفی شناخته می‌شود. برخی از برنامه ریزان رویداد را دستیار اداری، برخی دیگر هماهنگ‌کننده رویداد و برخی دیگر، تکنسین‌های رویداد می‌نامند. اما به نظر شما وجه اشتراک همه این عناوین چیست؟ افراد در برنامه‌ریزی یک رویداد، دخیل دارند. این رویدادها چه داخلی و چه خارجی، بزرگ یا کوچک، حضوری یا مجازی باشند، همه باید برنامه‌ریزی شوند.
مدیریت رویداد مجازی
در محیط جدید امروز، ما مجبور شده‌ایم یاد بگیریم که چگونه نه تنها رویدادهای حضوری بلکه برنامه‌های مجازی خود را نیز مدیریت کنیم. مدیریت رویداد مجازی به همان مراحل مدیریت رویداد حضوری شما احتیاج دارد؛ اما چالش جدیدی اضافه شده است که باید محتوای خود را دو برابر جذاب نشان دهید. در حالی که رویدادهای حضوری پاداش سفر، اینترنت رایگان و غذای رایگان به آنها اضافه می‌شود، یک رویداد مجازی عمدتا به محتوای آن متکی است تا شرکت کنندگان را درگیر خود کند.
هنگام مدیریت یک رویداد مجازی، اطمینان حاصل کنید که سخنرانان شما آماده ارائه محتوای خود به صورت مجازی هستند و محتوای شما جالب و مختصر است.
جنبه‌های مختلف مدیریت رویداد
ساختن یک رویداد عالی
به سادگی شروع می‌شود؛ یک تم، یک طرح و یک هدف. رویداد شما از ابتدا هدفی دارد که محتوا، سخنرانان و مکان آن را هدایت می‌کند. مرحله بعد، زمان تنظیم کردن اصول است. شما باید یک وب سایت با نام تجاری ایجاد کنید که بازدیدکنندگان را برای حضور در رویداد شما سوق دهد. امروزه ساخت یک وب سایت زیبا فقط با درک اصول وب سایت نویسی، برگذاری رویداد را آسان تر از همیشه کرده است. بنابراین، شما به پردازش پرداخت ایمن نیاز دارید تا شرکت کنندگان بتوانند به راحتی هزینه رویدادها را پرداخت کنند.
بازاریابی هدفمند
اگر هیچ کس از رویداد شما اطلاع نداشته باشد، چگونه ثبت نام می‌کند؟ به همین دلیل تبلیغ بسیار مهم است. برای ارتقا رویداد خود، باید بازاریابی و تبلیغ هدفمند داشته باشید. بازاریابی الکترونیکی هدفمند روشی عالی برای تبلیغ رویدادهای شما است که پایگاه داده گسترده ای می‌توانید داشته باشید. رسانه‌های اجتماعی همچنان یکی از بهترین کانال‌های تبلیغاتی رایگان هستند.
مدیریت اطلاعات و ارتباطات شرکت‌کنندگان
هدف از این رویداد، ایجاد ارتباط است. مدیریت رویداد فقط شامل ارائه دادن مناسب به صورت مجازی نیست؛ بلکه باید در حد امکان سرنخ‌هایی مانند تلفن یا ایمیل را از حاضران بدست آورید. در طول این رویداد، لیدهایی را جمع خواهید کرد که به فروش می‌روند.
سنجش موفقیت شما برای اثبات بازگشت سرمایه به رویداد
مدیریت رویداد با پایان یافتن رویداد، پایان نمی‌یابد. در طول کل رویداد، اثبات موفقیت و شناسایی زمینه‌های پیشرفت مهم است. داده‌های به دست آمده در طول مراحل برگزاری رویداد، به شما در انجام این کار کمک می‌کند. نظرسنجی به صورت زنده، یک روش عالی برای درک احساس و نظرات شرکت‌کنندگان در مورد این رویداد است.
فناوری برای آن وجود دارد
مدیریت رویداد عبارت است از جمع‌آوری یک تجربه باورنکردنی، ایجاد ارتباط و در آخر سوق دادن به صحبت با بخش فروش و اثبات موفقیت است.
این یک کار دشوار است که شامل ساخت و نمایش تعداد بی‌پایان صفحه (شامل هر آنچه که قرار است توضیح داده شود) و کار شبانه‌روزی برای ایجاد یک لحظه فراموش نشدنی برای حاضران است. این یکی از مواردی است که می‌تواند با بهره‌گیری از فناوری به ویژه هنگامی‌که قصد دارید یک رویداد مجازی یا یک رویداد ترکیبی را برنامه‌ریزی کنید، کمی آسان‌تر شود. در حالی که بسیاری از برنامه‌ریزان به یادداشت‌های مهم و صفحات گسترده (Excel) اعتماد می‌کنند، در اینجا فن آوری وجود دارد که باعث صرفه‌جویی در ساعت‌ها و انتقال رویدادها به سطح بعدی می‌شود.
باید بدانید که چه فناوری‌ای، می‌تواند در موفقیت رویداد شما کمک کند. پس در انتخاب فناوری و مدیریت رویداد خود، کوشا باشید.
منبع: گامادسک